TH:AG Presse- und Öffentlichkeitsarbeit/HowTo Pressemitteilung-mit-MailMerge: Unterschied zwischen den Versionen
Aus Wiki der Piraten Thueringen
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# Den Textentwurf, den ihr bspw. in einem [https://www.piratenpad.de/ Piratenpad] entworfen habt, könnt Ihr 1:1 in eine E-Mail in Thunderbird übernehmen. Dabei eignet sich immer das Einfügen ohne Formatierung am Besten. Wenn Ihr die E-Mail als HTML-E-Mail verfasst, dann könnt Ihr beim Versandt auswählen, dass sie sowohl als HTML- als auch Text-E-Mail versandt werden soll, vorausgesetzt ihr habt entsprechendes in Versandteinstellungen konfiguriert. | # Den Textentwurf, den ihr bspw. in einem [https://www.piratenpad.de/ Piratenpad] entworfen habt, könnt Ihr 1:1 in eine E-Mail in Thunderbird übernehmen. Dabei eignet sich immer das Einfügen ohne Formatierung am Besten. Wenn Ihr die E-Mail als HTML-E-Mail verfasst, dann könnt Ihr beim Versandt auswählen, dass sie sowohl als HTML- als auch Text-E-Mail versandt werden soll, vorausgesetzt ihr habt entsprechendes in Versandteinstellungen konfiguriert. | ||
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# Statt Senden wählt Ihr Mail Merge aus dem Drop-Down-Menü oben links aus. | # Statt Senden wählt Ihr Mail Merge aus dem Drop-Down-Menü oben links aus. | ||
# Dort könnt Ihr einiges konfigurieren, empfehlenswert ist das Speichern der E-Mail als Entwurf, damit man sie sich vor dem Versandt noch einmal ansehen kann. | # Dort könnt Ihr einiges konfigurieren, empfehlenswert ist das Speichern der E-Mail als Entwurf, damit man sie sich vor dem Versandt noch einmal ansehen kann. | ||
Version vom 9. April 2017, 16:23 Uhr
Zum Versenden von Pressemitteilungen eignet sich die Software MailMerge, einem Plug-In für das Mailprogramm Thunderbird. Sie kann gewöhnliches Text-CSV verarbeiten und daraus Platzhalter in E-Mailentwürfen befüllen. Eine genaue Anleitung findet sich ebenfalls unter dem o. a. Link.
Schritt-für-Schritt Anleitung
- Stellt einen Presseverteiler zusammen, am Besten in einem gemeinsam nutzbaren Tabellenkalkulationsprogramm, wie z. B. Google Spreadsheet. Ein Beispiel stellt der Presseverteiler der PIRATEN Jena dar.
- Durch einen Klick auf das File-Menü > Download as > Comma-separated values bekommt man ein CSV, das als Eingabe für MailMerge benutzt werden kann.
- (Optional) Aus Höflichkeit, der besseren Lesbarkeit wegen, sollte man, meiner Meinung nach, das Dokument als PDF mit anhängen.[1]
- Den Textentwurf kopiert man dazu am Besten in ein Textverarbeitungsprogramm wie bspw. LibreOffice.
- Dort kann man ihn noch ein wenig formatieren und
- den Header und Footer hinzufügen
- Als Beispiel sei hier die PM der PIRATEN Jena zur Kinder- und Jungendstudie der PIRATEN Jena angegeben. Datei:PM-Kinder-und-Jugendstudie-2017.odt, Datei:PM-Kinder-und-Jugendstudie-2017.pdf
- Den Textentwurf, den ihr bspw. in einem Piratenpad entworfen habt, könnt Ihr 1:1 in eine E-Mail in Thunderbird übernehmen. Dabei eignet sich immer das Einfügen ohne Formatierung am Besten. Wenn Ihr die E-Mail als HTML-E-Mail verfasst, dann könnt Ihr beim Versandt auswählen, dass sie sowohl als HTML- als auch Text-E-Mail versandt werden soll, vorausgesetzt ihr habt entsprechendes in Versandteinstellungen konfiguriert.
- Als Empfänger gebt Ihr in doppelt gescheiften Klammern {{Institut}} <{{E-Mail}}> ein, vorausgesetzt das Feld in Eurer Tabelle / eurem CSV heißt auch so.
- Statt Senden wählt Ihr Mail Merge aus dem Drop-Down-Menü oben links aus.
- Dort könnt Ihr einiges konfigurieren, empfehlenswert ist das Speichern der E-Mail als Entwurf, damit man sie sich vor dem Versandt noch einmal ansehen kann.
- ↑ Die ganz hohe Schule wäre natürlich ein Serienbrief mit dem Briefbogen des Kreisverbands, aber man kann's auch übertreiben. ;-)
