TH:AG Presse- und Öffentlichkeitsarbeit/HowTo Pressemitteilung-mit-MailMerge

Zum Versenden von Pressemitteilungen eignet sich die Software MailMerge, einem Plug-In für das Mailprogramm Thunderbird. Sie kann gewöhnliches Text-CSV verarbeiten und daraus Platzhalter in E-Mailentwürfen befüllen. Eine genaue Anleitung findet sich ebenfalls unter dem o. a. Link.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Stellt einen Presseverteiler zusammen, am Besten in einem gemeinsam nutzbaren Tabellenkalkulationsprogramm, wie z. B. Google Spreadsheet. Ein Beispiel stellt der Presseverteiler der PIRATEN Jena dar.
2. Durch einen Klick auf das File-Menü > Download as > Comma-separated values bekommt man ein CSV, das als Eingabe für MailMerge benutzt werden kann.
3. (Optional) Aus Höflichkeit, der besseren Lesbarkeit wegen, sollte man, meiner Meinung nach, das Dokument als PDF mit anhängen.
   1. Den Textentwurf kopiert man dazu am Besten in ein Textverarbeitungsprogramm wie bspw. LibreOffice.
   2. Dort kann man ihn noch ein wenig formatieren und
   3. den Header und Footer hinzufügen
   4. Als Beispiel sei hier die PM der PIRATEN Jena zur Kinder- und Jungendstudie der PIRATEN Jena angegeben. Datei:PM-Kinder-und-Jugendstudie-2017.odt, Datei:PM-Kinder-und-Jugendstudie-2017.pdf
4. Den Textentwurf, den ihr bspw. in einem Piratenpad entworfen habt, könnt Ihr 1:1 in eine E-Mail in Thunderbird übernehmen. Dabei eignet sich immer das Einfügen ohne Formatierung am Besten. Wenn Ihr die E-Mail als HTML-E-Mail verfasst, dann könnt Ihr beim Versandt auswählen, dass sie sowohl als HTML- als auch Text-E-Mail versandt werden soll, vorausgesetzt ihr habt entsprechendes in Versandteinstellungen konfiguriert.
5. Als Empfänger gebt Ihr in doppelt gescheiften Klammern {{Institut}} <{{E-Mail}}> ein, vorausgesetzt das Feld in Eurer Tabelle / eurem CSV heißt auch so.
6. Statt Senden wählt Ihr Mail Merge aus dem Drop-Down-Menü oben links aus.
7. Dort könnt Ihr einiges konfigurieren, empfehlenswert ist das Speichern der E-Mail als Entwurf, damit man sie sich vor dem Versandt noch einmal ansehen kann.

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