TH:KV Jena/Vorstandssitzung/2012-10-30

Tagesordnung

TOP 1 - Information

Der Vorsitzende gibt folgende Informationen bekannt:

• Versammlungsleiter: Bastian
• Protokollant: Thomas
• Anwesend: Bastian, Oli, Micha (verlässt VoSi 20:44), Thomas, Frank
• entschuldigt:
• Gäste:
• Beginn: 20:01
• Ende: 22:07
• Ort: Mumble, Raum KV Jena

TOP 1.1 Beschlussfähigkeit

Der Vorstand ist mit 5 von 5 anwesenden Mitgliedern beschlussfähig.

Beschlüsse bitte mit dieser Vorlage versehen:

{{Beschluss | TEXT | dafür/dagegen/enthalten}}

TOP 1.2 Einladung

Die Tagesordnung für die ordentliche Vorstandssitzung ist fristgerecht eingegangen.

TOP 1.3 Protokollbestätigung

Diesmal mit Änderung in Top 8

Beschlusstext

"Das Protokoll der vorigen Sitzung wird bestätigt. "

Abstimmungsergebnis:   5/0/0 (Zustimmung/Ablehnung/Enthaltung)

http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:KV_Jena/Vorstandssitzung/2012-10-16

TOP 2 - Tätigkeitsberichte des Vorstandes

• Bastian: Webseite vorbereiten, Datenschutz-Dinge, Pressemeldungen, Veranstaltung "Beyond Acta" bei der FDP, Kandidatengrillen, Mails abgearbeitet, Infostand, HSG Stand beim Markt der Möglichkeiten
• Oli: Vorbereitungsfoo VoSi
• Thomas: Erstellung + Versand Spendenquittungen
• Michael: Orga Herbstempfang, Datenschutzkram (Löschen Mitgliederdaten), Stammtischleitung
• Frank: Orga Herbstempfang, Pressemitteilung, Infostand, HSG Stand beim Markt der Möglichkeiten, Programmarbeit für LPT, Vorbereitung KV-Programmtreffen, Infomails und KV-interne Kommunikation, Hospitation bei der Piratenfraktion im AGH Berlin

TOP 3 - aktuelle Kennzahlen

• Finanzen: http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:KV_Jena/Schatztruhe
• Inventar: http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Inventar_Jena

• Mitglieder: 79
• Anfragen:
  • Anfrage von Dr. Friedhelm Meusel zu Zeiss WG
• Umlaufbeschlüsse:
  • Umlaufbeschluss zur Löschung der im KV vorliegenden Mitgliederdaten

Beschlusstext

" Der Generalsekretär des KV Jena wird beauftragt die vorhandenen Mitgliederdaten des Kreisverbandes vollständig zu löschen und den Vollzug sowohl an den Landesvorstand als auch an Kreisvorstand zu melden. "

Abstimmungsergebnis:   Dafür: Bastian, Micha, Oli /dagegen: Frank /enthalten: Thomas (Zustimmung/Ablehnung/Enthaltung)

• • Mitgliedsanträge: keine

TOP 4 - Wiedervorlage

• Orga Herbstempfang
  • Musik und Technik geklärt
  • Buffet ist bestellt
  • Wieland bereitet zusätzliche Kleinigkeiten für das Buffet vor
  • Bastian holt den Schlüssel für das Ricarda-Huch-Haus
  • Wieland, Clemens und Bastian sind ab 17:00 da
  • Bastian bringt Flyer + weitere Materialien (z.B. Fahnen) mit
    • auf Anfragen zur Animation zum Homepage startup hat sich keiner gemeldet (Bastian)
    • Bildershow
    • kommunalpolitischer Part (Frank)
      • Arne möchte es nicht machen
    • Blumen wird Robert beauftragt
    • Wie viele Laptops haben wir?
      • Bastians Laptop wird als Musiklaptop benutzt
      • Frank bringt seinen für Präsentation mit
  • OFFEN: nix mehr
  • Micha lädt nochmal Mitglieder ein per Jenaer-ML sowie Soziale Netze

• Öffentlichkeitsarbeit (Bastian, Frank)
  • JenaTV kommen zum Empfang vorbei um vorab O-Ton aufzunehmen

• Hochschulgruppe (Oli)
  • Oli setzt sich nochmal mit Peter in Verbindung bzgl. aktueller Veränderungen
  • Markt der Möglichkeiten
    • gute Resonanz und Gespräche
    • viele Materialien ausgegeben
    • 4-5 Interessierte zur Mitarbeit in der HSG

• Infostände
  • keine weiteren Stände dieses Jahr

• Aufstellungsversammlung
  • am 06.11. Aufstellungsversammlung des WK194 (Gera, SHK, Jena) um 19:00 Uhr in Hermsdorf/Vereinshaus

• Stammtisch
  • ständiges Durcheinander bei Stammtischterminen, Mitglieder wissen nicht wann Stammtisch ist und wann nicht, es wird nicht lang genug vorher dazu eingeladen, besserer Workflow erforderlich (FC)
  • http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:KV_Jena/Vorstand/Workflow_Stammtisch
  • Überarbeitung des Workflows / Thema bei der nächsten Vorstandsklausur
  • in Zukunft am Anfang der Stammtischwoche einladen und KV informieren (durch GenSek)
  • Stammtischleitung 02.11. 19:00 übernimmt Bastian
  • Stammtischleitung 16.11. 19:00 übernimmt Frank

• Micha verlässt die Sitzung

• Ausarbeitung Programm
  • nächste KoPo-Sitzung ist am 15.11. 18:00 in der Uni-Hauptgebäude Raum 141
  • Bastian informiert über die Thüringer-ML und lädt Interessierte ein

• aktuelle Beauftragungen im KV
  • Neupiratenbeaufragte
    • siehe Antrag an den Vorstand
  • Vertrauenspirat
    • Mail für Kai: eigene Mail oder etwas externes?
      • aufgrund Zugriffsmöglichkeiten des Vorstands bei @piraten-jena.de-Adressen muss eine externe E-Mail-Adresse erstellt werden
      • diese wird bei Wechsel der Beauftragung übergeben oder muss neu eingerichtet werden
      • Kai wird sich eine neue Adresse einrichten, eine entsprechende Information erfolgt durch Bastian
      • Kommunikation der Adresse findet dann per Website, Wiki etc. statt

• Bestellung für Inventar-Regal
  • steht aktuell noch immer bei Thomas
  • Thomas geht auf Micha zu wegen Termin für Aufbau

• Vorstandsklausur (WV: 09/2012)

http://doodle.com/2igf2hxtsrkmqg2g

• • vorläufig für 08.12. terminiert
  • Klärung Raum über HSG

• Bezahlquote Jena
  • Reaktionen/Ergebnisse nach E-Mail mit Zahlungsaufforderung?
    • aktuelle Zahlen von Irmgard abwarten
    • Anträge wegen Ermäßigung des Beitrages gab es soweit bekannt einen an den Landesvorstand

• Nachdruck Transparenz Flyer
  • ist aus Urlaubsgründen liegengeblieben, wird demnächst gemacht (FC)

• Anfrage von Dr. Friedhelm Meusel zu Zeiss WG
  • Treffen mit Dr.Meusel durch Frank+Bastian
  • Bastian fragt wegen Termin an

• vorerst auf Eis gelegte Punkte
  • Mitgliederwerbung
  • Pressearbeit im KV

TOP 5 - Anträge an den Kreisvorstand

• Antrag zu Neupiratenbeauftragungen (Frank)
  • Hiermit beantrage ich, die aktuellen Beauftragungen zur Neupiratenbetreuung zurückzunehmen und eine, wahlweise zwei Neupiratenbeauftragung/en neu auszuschreiben.

Begründung: Die Betreuung von Neupiraten und deren Integration in den Kreisverband ist eine der wichtigsten Aufgaben im KV. Damit wird nicht unwesentlich die Aktivenquote beeinflusst und die Offenheit und Kommunikationsfähigkeit innerhalb des KV geprägt. Bis auf eine kurze Phase kurz nach der Beauftragung ist die diesbezügliche Arbeit jedoch derzeit komplett zum Erliegen gekommen und es sind keine Aktivitäten mehr zu verzeichnen. Insbesondere auch die Fertigstellung von Infomaterialien und Wikiseiten speziell für Neupiraten wird nicht weitergeführt, Fragen von Neupiraten auf Listen werden nicht beantwortet, kein Austausch gesucht usw. Außerdem hat vor kurzem Anett angekündigt, aus Zeitgründen und wegen ihrem Studium ihre Arbeit für die Piraten mehr oder weniger einzustellen. Nicht funktionierende Beauftragungen sind kontraproduktiv und sollten daher neu ausgeschrieben werden.

• • Vertagung auf nächste Sitzung
  • Abstimmung bei LPT am 04.11. in Eisenberg mit allen Beteiligten (Beauftragte, Vorstand)

• Antrag auf Änderung der Geschäftsordnung des Vorstands (Frank)

• • §1 der GO (Einladung zu Vorstandssitzungen) soll folgendermassen geändert werden:

• • alter Text:

"(1) Der Termin und Ort für die nächste Vorstandssitzung wird während der laufenden Vorstandssitzung beschlossen und wird nach Sitzungsende unverzüglich vom Protokollant veröffentlicht. (2) Zu außerordentlichen Vorstandssitzungen per Telefonkonferenz, Internettelefonie oder Echtwelttreffen wird in der Regel mit einer Frist von 2 Tagen per E-Mail eingeladen. Sobald ein Termin feststeht, wird er zusammen mit einer vorläufigen Tagesordnung veröffentlicht, damit Eingaben zu den behandelten Themen möglich sind. Die Tagesordnung wird spätestens vor Beginn der Sitzung aufgestellt, Änderungen sind während der Sitzung auf Antrag möglich."

• • neuer Text:

(1) Während einer Vorstandssitzung werden Termin und Ort der nächsten regulären Vorstandssitzung beschlossen und unverzüglich nach Sitzungsende vom Protokollant im Sitzungsprotokoll und auf der Mailingliste des KV veröffentlicht. (2) Sobald ein Termin feststeht, erfolgt zusammen mit der Veröffentlichung entsprechend Abs. (1) die Bekanntgabe einer vorläufigen Tagesordnung, um Eingaben, Anfragen und Anträge zu einzelnen Punkten der Tagesordnung zu ermöglichen. Eine aktualisierte Tagesordnung wird spätestens vor Beginn jeder Sitzung aufgestellt und im Protokoll bestätigt. Spätestens 2 Tage vor regulär stattfindenden Vorstandssitzungen wird über die Mailingliste des KV erneut über den bevorstehenden Termin informiert und dazu eingeladen. Gleichzeitig wird ein Arbeitspad bekanntgegeben, in das z.B. Anträge und Anfragen eingetragen werden können. (3) Unter Beachtung einer Frist zur Einladung von mindestens 2 Tagen kann zu außerordentlichen Vorstandssitzungen eingeladen werden. Die Einladung zu außerordentlichen Vorstandssitzungen erfolgt per Ankündigung auf der Mailingliste des Vorstands und Direktmail an die einzelnen Vorstandsmitglieder. Außerdem wird eine Information zum Termin, Ort und Anlass der außerordentlichen Sitzung auf der Mailingliste des KV veröffentlicht. Micha: Dagegen, da das in meinen Augen eine unnötige Verkomplizierung von Formalien und Abläufen ist. Was organisatorisch weniger klappt, ist die Bekanntgabe der Stammtische! Dort sollten wir eher nachbessern.

• • Abstimmung zu diesem Thema im Rahmen der Vorstandsklausur

• Antrag auf Einführung einer neuen Wikivorlage für Beschlüsse des Kreisvorstands (Frank)
  • Hiermit wird beantragt, analog oder ähnlich zu der vom Landesvorstand verwendeten Vorlage Beschlüsse des Kreisvorstands deutlicher im Protokoll hervorzuheben und zu kennzeichnen. Die in § 5 der Geschäftsordnung des Vorstands geforderte Regelung "Das Abstimmungsverhalten ist namentlich im Protokoll zu vermerken." ist zukünftig entsprechend umzusetzen.

Begründung: Die namentliche Protokollierung der Abstimmungsergebnisse bei Vorstandsbeschlüssen wird bisher nicht umgesetzt. Die beispielsweise vom Landesvorstand benutzte Vorlage setzt z.B. diese Vorgabe der GO in optisch ansprechender Form um.

• • Antrag wird positiv bewertet durch bessere Übersichtlichkeit und Transparenz
  • unklar ist aktuell Überleitung/Fortführung Beschlussbuch
  • dazu Abstimmung mit LaVo ob Vorlage übernommen werden kann und wie das Beschlußbuch geregelt wird
  • Verschiebung auf nächste Vorstandssitzung

• Antrag Übernahme der Raummiete Herbstempfang (100 Euro) - Bastian

Beschlusstext

" Der Vorstand des KV Jena beschließt die Übernahme der Raummiete für den Herbstempfang am 01.11. im Ricarda-Huch-Haus in Höhe von 100€. "

Abstimmungsergebnis:   4/0/0 (Zustimmung/Ablehnung/Enthaltung)

Beschlusstext

" Der Vorstand des KV Jena beschließt ein Budget von 100€ für zusätzliche Verpflegung (z.B. Getränke, Obst, Knabberzeug). "

Abstimmungsergebnis:   4/0/0 (Zustimmung/Ablehnung/Enthaltung)

TOP 6 - Gastbeiträge

• Weihnachtsfeier 2012 durch Robert
  • gab es Planungen eine KV-Weihnachtsfeier durchzuführen?
  • Abfrage beim nächsten Stammtisch

TOP 7 - nächste Vorstandssitzung

• Datum + Ort: 13.11.2012 ab 20:00 Uhr in Mumble
• Tagesordnung:
  • TOP 1 - Information
  • TOP 2 - Tätigkeitsberichte des Vorstandes
  • TOP 3 - aktuelle Kennzahlen
  • TOP 4 - Wiedervorlage
  • TOP 5 - Anträge an den Kreisvorstand
  • TOP 6 - Gastbeiträge
  • TOP 7 - nächste Vorstandssitzung
  • TOP 8 - Sonstiges
  • TOP 9 - Veröffentlichung des Protokolls

TOP 9 - Veröffentlichung des Protokolls

• Veröffentlichung im Wiki durch Protokollant, durch Thomas
• Veröffentlichung über Mailingliste durch Protokollant, durch Thomas
• Wiki-Anpassungen (Termin auf Jena-Seite und Vorstandsseite), durch Thomas