TH:vw131th

Aus Wiki der Piraten Thueringen
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  • Begin: 10 Uhr
  • Anwesend: Andre (EF), Thomas (IK), Fränker (WAK), Mirko (AGB), Hendrik (TH), Thomas (J), Robert (J), Gerrit (G), Michael (WE), Georg (WE),
    • es fehlen: SM fehlt, GTH fehlt,

Protokoll

Vorstellungsrunde

  • kennt ihr ja...

Generelles

Verteilung der staatlichen Teilfinanzierung in TH und Finanzierung der Wahlen (1 Stunde)

  • Vorschlag LaVo: Verteilung von 0 Euro an die KVs für den Wahlkampf
  • es existiert ein Materialplan für Zentraleinkauf, wird dann auf KVs aufgeteilt
  • Material kann im Zentrallager ausgefasst werden
  • Vorschlag: Inventarliste für Wahlkampfmaterial, die ständig aktuell gehalten wird
    • Themenspezfisch
    • Inventarliste im Wiki und Klemmbrett
  • alle dafür, dass der LV das Geld aus Parteienfinanzierung behält und Anschaffungen zentral getätigt werden

Accounts im Pshop (15 Minuten)

  • jede Gliederung soll einen Account im PShop haben
  • die Bundespartei hat seit Ende letzten Jahres einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
  • Accounts relevant für Parteienfinanzierung (Käufe werden auf Parteienfinanzierung angerechnet)
  • es gibt ein Gutachten zur Rechtmäßigkeit des PShop
  • Debitorennummer ist dafür notwendig
    • bei Fragen an Irmgard wenden
  • pshop.piratenpartei.de
  • Flyer im PShop aktuell noch nicht erhältlich
    • SG Gestaltung arbeitet dran, Flyer werden in naher Zukunft verfügbar sein
  • Offtopic: AG Wahlkampf-Termin alternierend an unterschiedlichen Wochentagen (wechselweise mit AG LPT)
  • Plakate kleben wird zentral für ganz Thüringen am 06./07.07. in Erfurt stattfinden
    • dazu wird es nochmal separat eine Info geben

OTRS für die Kreise (15 Minuten)

  • otrs.piraten-thueringen.de
  • die KVs sollen OTRS verwenden, um Mails zu verwalten, die an die Gliederung gesendet werden
  • Verschiedene Queues möglich, für alle transparent, wer was wann bearbeitet hat
  • für die KVs ist es dieses Jahr kostenfrei, ab nächstem Jahr kostet es 12 Euro pro Jahr und Gliederung
  • im Land funktioniert das ganz gut, es gibt auch mobile Anwendungen mit "sophisticated features"
  • E-Mail an Hendrik wer einen Account haben will, mit Mailadresse und PGP-Key

CRM Zugänge (1 h)

  • Aufgabe: Mitgliederverwaltung, Mail- und RL-Adressen für Mailings
  • Jena will einen Account
  • WAK, WE und EF haben
  • Gera möchte keinen Zugang
  • ABG möchte auch keinen Zugang
  • EF unklar
  • IK hätte auch gerne einen (ggf. read only)
    • wichtige Listen : stimmberechtigt, alle Mitglieder, alle schwebenden sollen oben stehen
    • schön wären generell read-only-Zugänge

Mailings an eigene Mitglieder (zusammen mit dem Punkt oben)

  • Mail an Hendrik schicken mit Text und angeben, wer adressiert werden soll (alle, nur die zahlenden etc.)

Vorgehensweise bei (Online-) Mitglieds-/Ermäßigungsanträgen (Beschluss durch LV oder KV?)

  • SÄA020 Austritt per E-Mail
  • Mitgliedsbeiträge werden an den LV entrichtet
    • aus Orga- und Buchhaltungs-Gründen
      • werden der Berechnung der Umlagen usw.
    • Irm bm bucht den Kram zentral, Stimmberechtigungen sind in den Listen erkennbar

Buchhaltung in KVs

  • http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Schatzmeisterei/Hinweise_f%C3%BCr_KVs
  • Seite ist alt
  • wird demnächst auf Basis des vw131 geupdatet
  • KEINE BUCHUNG OHNE BELEG (WANN, WIEVIEL, WARUM)
    • wenn es keine Rechnung gibt, dann Eigenbeleg, dafür gibt es ein Formular -> LINK s.u. (aber Ausnahme)
  • bei den KVs gibt es 3 Dinge
    • Barkasse
    • eigenes Konto / Konto über den LV
    • Vorgänge, wo es kein Geld gibt, z. B. Aufwandsverzichtspenden
  • Kasse
    • Es gibt eine Exceltabelle als Vorlage -> bei Irmgard melden
    • Irm schickt die noch mal rum
    • oben muss immer der Bestand vom Vorjahr behalten
    • jede Zeile ein Eintrag
    • Tellerspenden müssen da z.B. auch mit rein
      • Tellerspenden, u.a. bei Infoständen oder so, sind anonyme Spenden
      • auch die anonymen Spenden erhöhen den Sockelbetrag
      • Anonyme Spenden dürfen nur bis 500 Euro angenommen werden
    • Kassenbuch am besten in einem Hefter, jede Zeile hat eine Nummer, diese Nummer muss auf den Beleg.
    • VorlageKassenaufnahme muss verlinkt werden
    • vor den Kassenprüfungen muss eine Kassenaufnahme (Zählung) durchgeführt werden
      • Ende 2013 zählt jeder KV-Schatzmeister seine Barkasse und vermerkt das (was laut Buchhaltung da ist, muss auch wirklich in der Kasse sein)
  • Bank:
    • die Kontoauszüge sollten zeitnah da sein
    • Skatbank legt Kontoauszüge als PDF in das Postfach -> 1 mal im Monat einloggen und dowloaden. Werden bei der Skatbank nach 6 Monaten gelöscht
    • Papierhafte Kontoauszüge kosten Geld, von daher ist das mit den PDF besser
    • am besten auch alle Bewegungen in eine extra Excelliste wie bei der Kasse eintragen
    • Excelliste am besten immer für 1 Jahr, nicht pro Monat
  • KVs ohne eigenes Konto:
    • Rechnungen an Irm -> wird dann überwiesen.
      • es muss also die Excelliste nicht geführt werden, das passiert beim Land
  • Spenden an den KVs
    • Anteile an Mitgliedsbeiträge werden den KVs 1 mal im Quartal überwiesen
    • Prozess, wie die KVs informiert werden, wenn Spenden eingingen, ist noch unklar
    • vom LV können nur die Einnahmen gebucht werden da für die Ausgaben die Belege notwendig sind
    • bei Spenden für KVs auf das LV Konto -> Zahlungsavis
    • Irm schickt auch die Höhe des Anteils der KV-Mitgliedsbeiträge auch rum
      • kann dann für das fiktive Excel-Bankkonto mit eingetragen werden
  • dinge, wo kein Geld fließt
    • ist das wichtigeste Mittel, um Eigeneinamen zu generieren
    • Reisekosten- und Aufwandsverzichtspenden
    • Reisekostenformular muss verlinkt werden -> auf das Bundeswiki (kommt neu)
    • http://wiki.piratenpartei.de/Formulare
    • das muss in keine Tabelle eingetragen werden, muss aber mit abgeheftet werden
  • Reisekostenabrechnungen usw.
  • das muss aber über den Rahmen der regelmäßigen Tätigkeiten von Parteimitgliedern liegen
  • die Reisen und Ausgaben müssten aber prinzipiell bezahlbar sein
  • was geht:
    • Beauftragung zum Verwaltungstreffen
    • Besuch Parteitag mit Tätigkeit vor Ort
  • was nicht geht:
    • Besuch Parteitag ohne Tätigkeit
    • Infostand und so
  • Bei reisekosten werden/können die Ausgaben und die Verzichte gespendet
    • Beispieltabelle Reisekosten

NAME BETRAG GESAMTBETRAG SPENDENBETRAG AUSZAHLUNGSBETRAG

  • der Kram kommt weder in die Tabelle Bank noch in die Tabelle Kasse
    • wenn dann eine extra Tabelle
    • wenn aber was ausgezahlt wird, wird nur der Rechnungsbetrag in der Tabelle Kasse oder Konto vermerkt
      • nur das, was auch ausgegeben wird, nicht die Forderungsverzichte
  • Beauftragungen müssen im Vorfeld laufen
  • im Rahmen des Wahlkampfes werden auch viele Ausgaben passieren
    • die werden im Regelfall mal schnell so ausgeben, sollten aber verbucht werden
    • dafür gibt es das Formular "Bestätigung von Auslagen"
    • im Wahlkampf drauf achten
    • an das Formular muss der Kassenbeleg in Original gehangen werden
    • wenn das eine größere Ausgabe ist, braucht es dafür einen Vorstandsbeschluss
    • bei kleineren Dingen kann der Schatzmeister das selbst entscheiden, bei Verzicht
      • das ist dann nämlich eine Spende, die der Schatzi annehmen kann
        • muss aber im Zusammenhang mit der Parteiarbeit stehen
        • Sachspenden: werden gebucht XXX, muss in die 3. Tabelle ( da fließt ja auch kein Geld)
  • in den Buchungstabellen sollte der Zweck immer mit dabei stehen
    • Kostenträger, sind vordefiniert -> muss mit ins Wiki/Formular
    • muss in die 3 Tabelle: Sachspenden, Reisekostenspenden, Aufwandsverzichtspenden
  • wenn Spenden für einen ganz bestimmten Zweck gesammelt werden, müssen die Spenden für den Zweck auch vollständig ausgegeben werden
    • heißt, bei Einnahmen und Ausgaben müssen diese Zwecke auch mit vermerkt werden
    • damit kann dann geprüft werden, ob alle Einnahmen auch für den Zweck ausgegeben wurden
    • wenn die Einnahmen > Ausgaben sind, muss das Geld an den Spender zurückgeführt werden oder der Spenden widmet den Spender um
  • Spendenbescheinigungne
    • 2 Optionen
      • 1.
        • KV-Schatzmeister gibt sofort eine Spendenbescheinigung raus
      • 2.
        • KV-Schatzm bekommt von Irm am Jahresende eine Zusammenfassung der Spenden und schickt den Kram raus (Spendenbescheinigung am Stück)
  • Spendenbescheinigungen:
    • bei Geldspenden reicht so bis 50 Euro der Kontoauszug
    • bei Aufwandsverzichtsspenden muss es eine Bescheinug geben (am Jahresende)
  • Kopie von den Zuwendungsbescheinigungen erstellen!
  • wenn KVs Beiträge eingenommen haben:
    • Quittung ausfüllen
    • gesamten Beitrag an LV überweisen
    • LV verteilt es dann


korrekte Reisekostenabrechnung und Sachspenden/Aufwandsverzichtsspenden

  • Hotelrechnungen: reiner Übernachtungsbetrag, keine Frühstückskosten
  • Strecken: Routenplaner erste Seite, wo die Gesamtentfernung drauf steht
  • bei Bahnfahrten müssen die Tickets/Originalbelege dabei sein
  • eigene Spendenbescheinigungen am besten vom 2. Vorstandsmitglied mit Unterschreiben lassen

Kontoeröffnung bei Skatbank

  • Skatbank hat Prüfung gehabt, die sich Satzungen der Kunden (uns) angeschaut haben
    • in der LV-Satzung steht: Transakationen über 100 Euro bedarf Zustimmung von 2 Vorstandsmitglieder (4-Augen-Prinzip). (Gemeint war von uns das es um Beschlüsse geht)
    • Skatbank interpretiert Transaktion als Überweisung, d.h. wir haben jetzt eine Gemeinschaftsvollmacht, Irmgard kann keine Überweisungen alleine durchführen
    • auch: bisher Überweisung über Chip-Tan. Mit Gemeinschaftsvollmacht: SMS-Tan verfahren. Jede SMS kostet aber 10 Cent
    • zum LPT gibt es einen entsprechenden SÄA, das zu ändern
    • http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungs%C3%A4nderungsantrag_-_016
  • für G: § 8 (2) ändern, dito für IK+J


Jahresabschluss (30 Minuten)

Fragenrunde (2 Stunden)

Gensek

Neumitglieder

  • alle haben OTRS Account
  • Mitgliedsantrag wird als Ticket erstellt von Empfänger und an KV GenSek übergeben
  • KV Gensek erstellt Mitglied
  • ein Cronjob erstellt die Zahlungsaufforderung
  • Austritte werden auch von KV-Genseks bearbeitet
    • Austrittsdatum Eintragen
    • Notizen: OTRS Ticketnummer eintragen
  • Massmail Richtlinien
    • KV Genseks verwenden nur die Mailmarker KV, BZV
    • LV Gensek verwenden nur die Mailmarker G, LV
  • Ermäßigungsanträge gehen über LV, Begründung nicht erforderlich

TODO Hendrik

  • Anleitung erstellen für das Anlegen eines Mitglieds, d.h. welche Felder müssen mindestens ausgefüllt werden
  • Template online stellen, woraus ersichtlich ist, welche E-Mail Neumitglieder bekommen

Wunschzettel CRM

  • Bei Erstellung Formular so ergänzen, dass alle wichtigen Felder abgefragt haben
    • das geht
  • Mailmarker und Refcodes in einer Listenübersicht editierbar machen, damit man Excel-Upload nicht verwenden muss --> sicherer
    • das geht nicht
  • bei Mailversand eine Vorschau anzeigen, wo Mailer ersetzt werden, damit man überprüfen kann sich bei Markern nicht verschrieben zu haben
    • einfach eine Mail an sich selbst schicken (über einen anderen Mailmarker)

Dokumentation

  • Alle Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden
  • Hefter/Unterlagen zurück an die KVs
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