TH:vw131th

• Begin: 10 Uhr
• Anwesend: Andre (EF), Thomas (IK), Fränker (WAK), Mirko (AGB), Hendrik (TH), Thomas (J), Robert (J), Gerrit (G), Michael (WE), Georg (WE),
  • es fehlen: SM fehlt, GTH fehlt,

Protokoll

Vorstellungsrunde

• kennt ihr ja...

Generelles

• falls noch nicht geschehen, bitte an der ML anmelden: https://ml06.ispgateway.de/mailman/listinfo/verwaltung_listen.piraten-thueringen.de
• Bitte auch Liste unter https://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Verwaltung#Ansprechpartner füllen
• Wahlkreisvorschläge - Status
  • 190 WAK+UH: schickt Carsten per Post an Fränker
  • 192 GTH IK
  • 193 EF+WE
  • 194 J+SHK+G
  • 195 ABG+GRZ
  • 197 SM+HIBU

Verteilung der staatlichen Teilfinanzierung in TH und Finanzierung der Wahlen (1 Stunde)

• Vorschlag LaVo: Verteilung von 0 Euro an die KVs für den Wahlkampf
• es existiert ein Materialplan für Zentraleinkauf, wird dann auf KVs aufgeteilt
• Material kann im Zentrallager ausgefasst werden
• Vorschlag: Inventarliste für Wahlkampfmaterial, die ständig aktuell gehalten wird
  • Themenspezfisch
  • Inventarliste im Wiki und Klemmbrett
• alle dafür, dass der LV das Geld aus Parteienfinanzierung behält und Anschaffungen zentral getätigt werden

Accounts im Pshop (15 Minuten)

• jede Gliederung soll einen Account im PShop haben
• die Bundespartei hat seit Ende letzten Jahres einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
• Accounts relevant für Parteienfinanzierung (Käufe werden auf Parteienfinanzierung angerechnet)
• es gibt ein Gutachten zur Rechtmäßigkeit des PShop
• Debitorennummer ist dafür notwendig
  • bei Fragen an Irmgard wenden
• pshop.piratenpartei.de
• Flyer im PShop aktuell noch nicht erhältlich
  • SG Gestaltung arbeitet dran, Flyer werden in naher Zukunft verfügbar sein
• Offtopic: AG Wahlkampf-Termin alternierend an unterschiedlichen Wochentagen (wechselweise mit AG LPT)
• Plakate kleben wird zentral für ganz Thüringen am 06./07.07. in Erfurt stattfinden
  • dazu wird es nochmal separat eine Info geben

OTRS für die Kreise (15 Minuten)

• otrs.piraten-thueringen.de
• die KVs sollen OTRS verwenden, um Mails zu verwalten, die an die Gliederung gesendet werden
• Verschiedene Queues möglich, für alle transparent, wer was wann bearbeitet hat
• für die KVs ist es dieses Jahr kostenfrei, ab nächstem Jahr kostet es 12 Euro pro Jahr und Gliederung
• im Land funktioniert das ganz gut, es gibt auch mobile Anwendungen mit "sophisticated features"
• E-Mail an Hendrik wer einen Account haben will, mit Mailadresse und PGP-Key

CRM Zugänge (1 h)

• Aufgabe: Mitgliederverwaltung, Mail- und RL-Adressen für Mailings
• Jena will einen Account
• WAK, WE und EF haben
• Gera möchte keinen Zugang
• ABG möchte auch keinen Zugang
• EF unklar
• IK hätte auch gerne einen (ggf. read only)

• • wichtige Listen : stimmberechtigt, alle Mitglieder, alle schwebenden sollen oben stehen
  • schön wären generell read-only-Zugänge

Mailings an eigene Mitglieder (zusammen mit dem Punkt oben)

• Mail an Hendrik schicken mit Text und angeben, wer adressiert werden soll (alle, nur die zahlenden etc.)

Vorgehensweise bei (Online-) Mitglieds-/Ermäßigungsanträgen (Beschluss durch LV oder KV?)

• SÄA020 Austritt per E-Mail
• Mitgliedsbeiträge werden an den LV entrichtet
  • aus Orga- und Buchhaltungs-Gründen
    • werden der Berechnung der Umlagen usw.
  • Irm bm bucht den Kram zentral, Stimmberechtigungen sind in den Listen erkennbar

Buchhaltung in KVs

• http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Schatzmeisterei/Hinweise_f%C3%BCr_KVs
• Seite ist alt
• wird demnächst auf Basis des vw131 geupdatet
• KEINE BUCHUNG OHNE BELEG (WANN, WIEVIEL, WARUM)
  • wenn es keine Rechnung gibt, dann Eigenbeleg, dafür gibt es ein Formular -> LINK s.u. (aber Ausnahme)
• bei den KVs gibt es 3 Dinge
  • Barkasse
  • eigenes Konto / Konto über den LV
  • Vorgänge, wo es kein Geld gibt, z. B. Aufwandsverzichtspenden

• Kasse
  • Es gibt eine Exceltabelle als Vorlage -> bei Irmgard melden
  • Irm schickt die noch mal rum
  • oben muss immer der Bestand vom Vorjahr behalten
  • jede Zeile ein Eintrag
  • Tellerspenden müssen da z.B. auch mit rein
    • Tellerspenden, u.a. bei Infoständen oder so, sind anonyme Spenden
    • auch die anonymen Spenden erhöhen den Sockelbetrag
    • Anonyme Spenden dürfen nur bis 500 Euro angenommen werden
  • Kassenbuch am besten in einem Hefter, jede Zeile hat eine Nummer, diese Nummer muss auf den Beleg.
  • VorlageKassenaufnahme muss verlinkt werden
  • vor den Kassenprüfungen muss eine Kassenaufnahme (Zählung) durchgeführt werden
    • Ende 2013 zählt jeder KV-Schatzmeister seine Barkasse und vermerkt das (was laut Buchhaltung da ist, muss auch wirklich in der Kasse sein)

• Bank:
  • die Kontoauszüge sollten zeitnah da sein
  • Skatbank legt Kontoauszüge als PDF in das Postfach -> 1 mal im Monat einloggen und dowloaden. Werden bei der Skatbank nach 6 Monaten gelöscht
  • Papierhafte Kontoauszüge kosten Geld, von daher ist das mit den PDF besser
  • am besten auch alle Bewegungen in eine extra Excelliste wie bei der Kasse eintragen
  • Excelliste am besten immer für 1 Jahr, nicht pro Monat

• KVs ohne eigenes Konto:
  • Rechnungen an Irm -> wird dann überwiesen.
    • es muss also die Excelliste nicht geführt werden, das passiert beim Land

• Spenden an den KVs
  • Anteile an Mitgliedsbeiträge werden den KVs 1 mal im Quartal überwiesen
  • Prozess, wie die KVs informiert werden, wenn Spenden eingingen, ist noch unklar
  • vom LV können nur die Einnahmen gebucht werden da für die Ausgaben die Belege notwendig sind
  • bei Spenden für KVs auf das LV Konto -> Zahlungsavis
  • Irm schickt auch die Höhe des Anteils der KV-Mitgliedsbeiträge auch rum
    • kann dann für das fiktive Excel-Bankkonto mit eingetragen werden

• dinge, wo kein Geld fließt
  • ist das wichtigeste Mittel, um Eigeneinamen zu generieren
  • Reisekosten- und Aufwandsverzichtspenden
  • Reisekostenformular muss verlinkt werden -> auf das Bundeswiki (kommt neu)
  • http://wiki.piratenpartei.de/Formulare
  • das muss in keine Tabelle eingetragen werden, muss aber mit abgeheftet werden

• Reisekostenabrechnungen usw.
• das muss aber über den Rahmen der regelmäßigen Tätigkeiten von Parteimitgliedern liegen
• die Reisen und Ausgaben müssten aber prinzipiell bezahlbar sein
• was geht:
  • Beauftragung zum Verwaltungstreffen
  • Besuch Parteitag mit Tätigkeit vor Ort
• was nicht geht:
  • Besuch Parteitag ohne Tätigkeit
  • Infostand und so

• Bei reisekosten werden/können die Ausgaben und die Verzichte gespendet
  • Beispieltabelle Reisekosten

NAME BETRAG GESAMTBETRAG SPENDENBETRAG AUSZAHLUNGSBETRAG

• der Kram kommt weder in die Tabelle Bank noch in die Tabelle Kasse
  • wenn dann eine extra Tabelle
  • wenn aber was ausgezahlt wird, wird nur der Rechnungsbetrag in der Tabelle Kasse oder Konto vermerkt
    • nur das, was auch ausgegeben wird, nicht die Forderungsverzichte

• Beauftragungen müssen im Vorfeld laufen

• im Rahmen des Wahlkampfes werden auch viele Ausgaben passieren
  • die werden im Regelfall mal schnell so ausgeben, sollten aber verbucht werden
  • dafür gibt es das Formular "Bestätigung von Auslagen"
  • im Wahlkampf drauf achten
  • an das Formular muss der Kassenbeleg in Original gehangen werden
  • wenn das eine größere Ausgabe ist, braucht es dafür einen Vorstandsbeschluss
  • bei kleineren Dingen kann der Schatzmeister das selbst entscheiden, bei Verzicht
    • das ist dann nämlich eine Spende, die der Schatzi annehmen kann
      • muss aber im Zusammenhang mit der Parteiarbeit stehen
      • Sachspenden: werden gebucht XXX, muss in die 3. Tabelle ( da fließt ja auch kein Geld)

• in den Buchungstabellen sollte der Zweck immer mit dabei stehen
  • Kostenträger, sind vordefiniert -> muss mit ins Wiki/Formular
  • muss in die 3 Tabelle: Sachspenden, Reisekostenspenden, Aufwandsverzichtspenden

• wenn Spenden für einen ganz bestimmten Zweck gesammelt werden, müssen die Spenden für den Zweck auch vollständig ausgegeben werden
  • heißt, bei Einnahmen und Ausgaben müssen diese Zwecke auch mit vermerkt werden
  • damit kann dann geprüft werden, ob alle Einnahmen auch für den Zweck ausgegeben wurden
  • wenn die Einnahmen > Ausgaben sind, muss das Geld an den Spender zurückgeführt werden oder der Spenden widmet den Spender um

• Spendenbescheinigungne
  • 2 Optionen
    • 1.
      • KV-Schatzmeister gibt sofort eine Spendenbescheinigung raus
    • 2.
      • KV-Schatzm bekommt von Irm am Jahresende eine Zusammenfassung der Spenden und schickt den Kram raus (Spendenbescheinigung am Stück)

• Spendenbescheinigungen:
  • bei Geldspenden reicht so bis 50 Euro der Kontoauszug
  • bei Aufwandsverzichtsspenden muss es eine Bescheinug geben (am Jahresende)

• Kopie von den Zuwendungsbescheinigungen erstellen!

• wenn KVs Beiträge eingenommen haben:
  • Quittung ausfüllen
  • gesamten Beitrag an LV überweisen
  • LV verteilt es dann

korrekte Reisekostenabrechnung und Sachspenden/Aufwandsverzichtsspenden

• Hotelrechnungen: reiner Übernachtungsbetrag, keine Frühstückskosten
• Strecken: Routenplaner erste Seite, wo die Gesamtentfernung drauf steht
• bei Bahnfahrten müssen die Tickets/Originalbelege dabei sein
• eigene Spendenbescheinigungen am besten vom 2. Vorstandsmitglied mit Unterschreiben lassen

Kontoeröffnung bei Skatbank

• Skatbank hat Prüfung gehabt, die sich Satzungen der Kunden (uns) angeschaut haben
  • in der LV-Satzung steht: Transakationen über 100 Euro bedarf Zustimmung von 2 Vorstandsmitglieder (4-Augen-Prinzip). (Gemeint war von uns das es um Beschlüsse geht)
  • Skatbank interpretiert Transaktion als Überweisung, d.h. wir haben jetzt eine Gemeinschaftsvollmacht, Irmgard kann keine Überweisungen alleine durchführen
  • auch: bisher Überweisung über Chip-Tan. Mit Gemeinschaftsvollmacht: SMS-Tan verfahren. Jede SMS kostet aber 10 Cent
  • zum LPT gibt es einen entsprechenden SÄA, das zu ändern
  • http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungs%C3%A4nderungsantrag_-_016
• für G: § 8 (2) ändern, dito für IK+J

Gensek

Neumitglieder

• alle haben OTRS Account
• Mitgliedsantrag wird als Ticket erstellt von Empfänger und an KV GenSek übergeben
• KV Gensek erstellt Mitglied

• ein Cronjob erstellt die Zahlungsaufforderung
• Austritte werden auch von KV-Genseks bearbeitet
  • Austrittsdatum Eintragen
  • Notizen: OTRS Ticketnummer eintragen

• Massmail Richtlinien
  • KV Genseks verwenden nur die Mailmarker KV, BZV
  • LV Gensek verwenden nur die Mailmarker G, LV

• Ermäßigungsanträge gehen über LV, Begründung nicht erforderlich

TODO Hendrik

• Anleitung erstellen für das Anlegen eines Mitglieds, d.h. welche Felder müssen mindestens ausgefüllt werden
• Template online stellen, woraus ersichtlich ist, welche E-Mail Neumitglieder bekommen

Wunschzettel CRM

• Bei Erstellung Formular so ergänzen, dass alle wichtigen Felder abgefragt haben
  • das geht
• Mailmarker und Refcodes in einer Listenübersicht editierbar machen, damit man Excel-Upload nicht verwenden muss --> sicherer
  • das geht nicht
• bei Mailversand eine Vorschau anzeigen, wo Mailer ersetzt werden, damit man überprüfen kann sich bei Markern nicht verschrieben zu haben
  • einfach eine Mail an sich selbst schicken (über einen anderen Mailmarker)

Dokumentation

• Alle Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden
• Hefter/Unterlagen zurück an die KVs