TH:Schatzmeisterei/Hinweise fuer KVs
Inhaltsverzeichnis
Hinweise für die Schatzmeister in den KVs
Konto einrichten
Praktischerweise bei der Skatbank Altenburg. Ihr braucht das ausgedruckte und von euch unterschriebene Protokoll der KV-Gründung. Alle Seiten.
- Dann hier den Antrag ausfüllen: https://ssl.skatbank.de/content/girokonto-vereine#
- Infos: https://ssl.skatbank.de/content/kontoer%C3%B6ffnung-0
also alles ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Es gibt nur einen Antrag, auf dem dann ALLE Verfügungsberechtigten unterschreiben müssen.
Ich schlage Einzelvertretung vor, damit der Schatzmeister ein Backup hat.
Jeder Verfügungsberechtigte muß zur Post traben und das Formular mit dem Post-Ident-Verfahren abgeben. Könnt ihr mehrmals ausdrucken, da ist kein personenengebundenener Code darauf. Personalausweis mitnehmen. Einer muß das unterschriebene Protokoll, die GO (welche die Vertretung nach außen regeln sollte und das ist für die Bank extrem wichtig) und den von allen unterschriebenen Antrag mit eintüten.
Bei Fragen kann man denen auch ein Mail schreiben; dauert zwar immer eine Weile mit der Antwort, sie sind aber sehr freundlich und hilfsbereit. mailto:skatbank@vrbank-altenburgerland.de Unser Ansprechpartner ist Frau Simone Günther.
Kontoauszüge als PDF ins Postfach legen lassen, dann kostet es nix.
Für Überweisungen braucht man den Chipkarten-Leser und jeder bekommt dann auch eine Skatbank-Card. Ein Kartenleser kostet 10 EUR, den kann man aber nur mit Kreditkarte bezahlen. Da muß einer seine persönliche Kreditkarte zücken und die Rechnung dann einreichen. TANs zum Überweisen gehen nicht mehr. SMS geht, aber das ist teuer. Außerdem wird dann das private Handy mit Piratenkram verbunden und das könnte dann auch kein anderer übernehmen.
Ein KV braucht nicht zwingend ein eigenes Konto.
Dann bucht der Landesschatzmeister und schickt dem KV regelmäßig den Saldo bzw. eine Buchungsübersicht. Der KV muß trotzdem alle seine Finanzbeschlüsse fassen. Rechnungen werden zum Überweisen an den Landesschatzmeister geschickt.
Mitgliedsbeiträge
Werden grundsätzlich an den LV entrichtet. Von den eingenommenen Beiträgen werden 30% an den KV abgeführt. Der Landesschatzmeister überweist diese Beitragsanteile einmal im Quartal an die Kreisverbände. Als Gegenkonto für diese eingegangenen Zahlungen 5000 verwenden (Mitgliedsbeiträge).
Zuwendungbescheinigungen
Bitte wenn möglich immer Namen und Anschrift und Mitgliedsnummer des Spenders notieren! Bei der Sammelbox auf dem Infostand natürlich nicht, aber sonst möglichst schon. Von Mitgliedern haben wir ja die Daten. Aber sonst sind es anonyme Spenden und die sind nicht förderfähig (Parteienfinanzierung). Zuwendungsbescheinigungen werden erstellt:
Für Geldzuwendungen
Dazu zählen
- Überweisungen
- Barspenden - sofern Spender bekannt
- Verzicht auf Erstattungen - z.B. Reisekosten, Gebühren, Mieten
Für Sachzuwendungen
Alles, was man an Dingen der Piratenpartei ohne Bezahlung übergibt:
- Bastelmaterial für Infostände
- Inventar
- Technik
Es ist sehr hilfreich, wenn man den Kaufbeleg dazu vorliegen hat. Ansonsten muß der Schatzmeister nämlich schätzen - und das sollte er sehr vorsichtig tun. Bei neuwertigen Dingen Kaufpreis ansetzen, ansonsten AfA-Tabellen heranziehen.
Wichtg: Für jede Sachspende muss ein Beschluss über die Annahme der Sachspende im Vorstand des KV getroffen werden!
Vorlagen als PDF bzw. MS-Word; müssen ggf noch angepaßt werden
Hinweise zum Ausfüllen der Buchungstabellen
| Lfd | Laufende Nummer
diese auch auf die Belege schreiben, wegen besserer Zuordnung Jede Zeile numerieren, auch wenns keinen extra Beleg gibt. |
| Dokument | z.B. Rechnungsnummer, sonst leer lassen |
| Datum | Kontoauszug bzw. Ein- oder Ausgang in der Kasse |
| M_Nr | Mitgliedsnummer (bei Spenden) |
| Name, Vorname (KV) | bei Spenden |
| Buchungstext | Kurze Beschreibung |
| Betrag | |
| Gegenkonto | Bei Zahlungen von Mitgliedern IMMER Mitgliedsnummer + 10000 (= Buchungskonto in Fibu) Mitgliedsnummer ab 2012. Ansonsten siehe Kontenrahmen |
| Zahlung | Kürzel verwenden:
|
| Konto | Bank: 1200 Kasse: 1000 |
| Saldo | Formel |
| Beschluss | Zur besseren Nachvollziehbarkeit später hier das Datum eventueller Finanzbeschlüsse eintragen |
| Bemerkung | eventuell noch sonstige Erläuterungen |
Nachtrag Kasse und Bank
Es wird zukünftig ein Kassenmodul für die Barkassen geben. Da sind alle Ausgaben und Einnahmen einzutragen und Monatlich der Abschluß an den Landesschatzmeister zu schicken. Einzelheiten nach dem BPT.
Die Bankbuchungen müßten theoretisch von jedem Schatzmeister ins SAGE gehämmert werden. Ist in TH nicht machbar; für die paar Buchungen lohnt erstens der finanzielle Aufwand für die Zugänge nicht und zweites nicht der Zeitaufwand für die Schulungen.
Sollte der Landesschatzmeister einmal im Quartal mit einbuchen. Wenn es mal richtig viel werden sollte, können wir immer noch über zusätzliche Accounts für SAGE nachdenken.
Nachtrag: Die Excel-Tabellen reichen vorerst.
Hauptsache, Alle Belege sind da!
Sonstige Hinweise
Wichtig ist, daß alle Belege immer gleich abgeheftet werden.
Wenn es Ausgabenbeschlüsse gibt, die immer gleich ausdrucken und von 2 Vorstandsmitgliedern unterschreiben lassen. Dann braucht man das beim Jahresabschluß nicht mehr zusammenzusuchen. Die Wirtschaftsprüfer achten da auf sowas.
Info an den Bund
Für jede Gliederung ist ein Datenblatt auszufüllen.
Das bitte an Swanhild schicken mailto:swanhild.goetze@piraten-hh.de Das bitte an den Landesschatzmeister schicken.
Es wird benötigt:
- Adresse
- Bankverbindung (muss in Sage als Hausbank freigegeben werden)
- den Link zum Protokoll als Berechtigungsnachweis
- sowie die Amtsdauer und Angaben, ob die Gliederung in Sage selber was machen will, nur den Kassenbuchclient braucht oder ähnliches (entfällt derzeit, die KVs buchen nicht selber in SAGE).
Der Landesschatzmeister braucht dafür unterjährig in regelmäßigen Abständen (Quartal) die Buchungstabellen zum Einhämmern ins SAGE.
Datenschutzverpflichtung
Die Mitglieder des Vorstandes, die Zugriff auf die Mitgliederdaten haben, müssen eine Datenschutzverpflichtung unterschreiben und an den Landesvorstand senden.
