TH:Schatzmeisterei/Hinweise fuer KVs

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Baustelle

Hinweise für die Schatzmeister in den KVs

Konto einrichten

Praktischerweise bei der Skatbank Altenburg. Ihr braucht das ausgedruckte und von euch unterschriebene Protokoll der KV-Gründung. Alle Seiten.

also alles ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Es gibt nur einen Antrag, auf dem dann ALLE Verfügungsberechtigten unterschreiben müssen.

Ich schlage Einzelvertretung vor, damit der Schatzmeister ein Backup hat.

Jeder Verfügungsberechtigte muß zur Post traben und das Formular mit dem Post-Ident-Verfahren abgeben. Könnt ihr mehrmals ausdrucken, da ist kein personenengebundenener Code darauf. Personalausweis mitnehmen. Einer muß das unterschriebene Protokoll und den von allen unterschriebenen Antrag mit eintüten.

Bei Fragen kann man denen auch ein Mail schreiben; dauert zwar immer eine Weile mit der Antwort, sie sind aber sehr freundlich und hilfsbereit. mailto:skatbank@vrbank-altenburgerland.de Unser Ansprechpartner ist Frau Simone Günther.

Kontoauszüge als PDF ins Postfach legen lassen, dann kostet es nix.

Für Überweisungen braucht man den Chipkarten-Leser und jeder bekommt dann auch eine Skatbank-Card. Ein Kartenleser kostet 10 EUR, den kann man aber nur mit Kreditkarte bezahlen. Da muß einer seine persönliche Kreditkarte zücken und die Rechnung dann einreichen. TANs zum Überweisen gehen nicht mehr. SMS geht, aber das ist teuer. Außerdem wird dann das private Handy mit Piratenkram verbunden und das könnte dann auch kein anderer übernehmen.


Mitgliedsbeiträge

Werden grundsätzlich an den LV entrichtet. Von den eingenommenen Beiträgen werden 30% an den KV abgeführt; ggf. anteilig ab dem Monat der Gründung des KVs. Der Landesschatzmeister überweist diese Beitragsanteile einmal im Quartal an die Kreisverbände. Als Gegenkonto für diese eingegangenen Zahlungen 60016 verwenden (Landesverband Thüringen). Diese Überweisungen sind zwar für den LV die Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen, müssen beim Verbuchen aber noch einmal über alle Mitgliederkonten gezogen werden. Macht zur Zeit der Landesschatzmeister bei den Jahresabschlüssen für die KVs.

Zuwendungbescheinigungen

Bitte wenn möglich immer Namen und Anschrift des Spenders notieren! Bei der Sammelbox auf dem Infostand natürlich nicht, aber sonst möglichst schon. Von Mitgliedern haben wir ja die Daten. Aber sonst sind es anonyme Spenden und die sind nicht förderfähig (Parteienfinanzierung).

Für Geldzuwendungen

Dazu zählen

  • Überweisungen
  • Barspenden - sofern Spender bekannt
  • Verzicht auf Erstattungen - z.B. Reisekosten, Gebühren, Mieten

Für Sachzuwendungen

Alles, was man an Dingen der Piratenpartei ohne Bezahlung übergibt:

  • Bastelmaterial für Infostände
  • Inventar
  • Technik

Es ist sehr hilfreich, wenn man den Kaufbeleg dazu vorliegen hat. Ansonsten muß der Schatzmeister nämlich schätzen - und das sollte er sehr vorsichtig tun. Bei neuwertigen Dingen Kaufpreis ansetzen, ansonsten AfA-Tabellen heranziehen.

Vorlagen als PDF bzw. MS-Word; müssen ggf noch angepaßt werden

Hinweise zum Ausfüllen der Buchungstabellen

Lfd Laufende Nummer diese auch auf die Belege schreiben, wegen besserer Zuordnung Jede Zeile numerieren, auch wenns keinen extra Beleg gibt. Dokument z.B. Rechnungsnummer, sonst leer lassen Datum Kontoauszug bzw. Ein- oder Ausgang in der Kasse M_Nr Mitgliedsnummer (bei Spenden) Name, Vorname (KV) bei Spenden Buchungstext Kurze Beschreibung Betrag

Gegenkonto Bei Zahlungen von Mitgliedern IMMER Mitgliedsnummer + 10000 (= Buchungskonto in Fibu) Ansonsten siehe Kontenrahmen Zahlung Kürzel verwenden: Jahr (also 2012) für Mitgliedsbeitrag (eher nicht bei KVs) SpendeKV für Spende an den KV ZwSpende für explizit zweckgebunde Spenden - hier Nachweis über Verwendung führen! Es darf nix über bleiben, ansonsten sich schriftlich bestätigen lassen, daß das Geld auch für andere Zwecke verwendet werden darf Konto Bank: 1200 Kasse: 1000 Saldo Formel Beschluss Zur besseren Nachvollziehbarkeit später hier das Datum eventueller Finanzbeschlüsse eintragen Bemerkung eventuell noch sonstige Erläuterungen

Sonstige Hinweise Wichtig ist, daß alle Belege immer gleich abgeheftet werden. Wenn es Ausgabenbeschlüsse gibt, die immer gleich ausdrucken und von 2 Vorstandsmitgliedern unterschreiben lassen. Dann braucht man das beim Jahresabschluß nicht mehr zusammenzusuchen. Die Wirtschaftsprüfer achten da auf sowas. Info an den Bund Für jede Gliederung ist ein Datenblatt auszufüllen. Das bitte an Swanhild schicken swanhild.goetze@piraten-hh.de Es wird benötigt: Adresse Bankverbindung (muss in Sage als Hausbank freigegeben werden) den Link zum Protokoll als Berechtigungsnachweis sowie die Amtsdauer und Angaben, ob die Gliederung in Sage selber was machen will, nur den Kassenbuchclient braucht oder ähnliches (entfällt derzeit, die KVs buchen nicht selber in SAGE). Der Landesschatzmeister braucht dafür unterjährig in regelmäßigen Abständen (Quartal) die Buchungstabellen zum Einhämmern ins SAGE. Datenschutzverpflichtung Die Mitglieder des Vorstandes, die Zugriff auf die Mitgliederdaten haben, müssen eine Datenschutzverpflichtung unterschreiben und an den Landesvorstand senden.

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