TH:vw131th: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Wiki der Piraten Thueringen
Wechseln zu: Navigation, Suche
 
Zeile 1: Zeile 1:
−
Planungsseite zur 1. Verwaltungskonferenz der PIRATEN Thüringen
+
* Begin: 10 Uhr
 +
* Anwesend: Andre (EF), Thomas (IK), Fränker (WAK), Mirko (AGB), Hendrik (TH), Thomas (J), Robert (J), Gerrit (G), Michael (WE), Georg (WE),
 +
** es fehlen: SM fehlt, GTH fehlt,
 +
= Protokoll =
 +
== Vorstellungsrunde ==
 +
* kennt ihr ja...
 +
== Generelles ==
 +
* falls noch nicht geschehen, bitte an der ML anmelden: https://ml06.ispgateway.de/mailman/listinfo/verwaltung_listen.piraten-thueringen.de
 +
* Bitte auch Liste unter https://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Verwaltung#Ansprechpartner füllen
 +
* Wahlkreisvorschläge - Status
 +
** 190 WAK+UH: schickt Carsten per Post an Fränker
 +
** 192 GTH IK
 +
** 193 EF+WE
 +
** 194 J+SHK+G
 +
** 195 ABG+GRZ
 +
** 197 SM+HIBU
  
−
= Info =
+
== Verteilung der staatlichen Teilfinanzierung in TH und Finanzierung der Wahlen (1 Stunde) ==
−
== Ort: ==
+
* Vorschlag LaVo: Verteilung von 0 Euro an die KVs für den Wahlkampf
−
* Due Angeli - Zur Hohen Lilie
+
* es existiert ein Materialplan für Zentraleinkauf, wird dann auf KVs aufgeteilt
−
* Domplatz 31
+
* Material kann im Zentrallager ausgefasst werden
−
* 99084 Erfurt
+
* Vorschlag: Inventarliste für Wahlkampfmaterial, die ständig aktuell gehalten wird
 +
** Themenspezfisch
 +
** Inventarliste im Wiki und Klemmbrett 
 +
* alle dafür, dass der LV das Geld aus Parteienfinanzierung behält und Anschaffungen zentral getätigt werden
  
−
== Termin ==
+
== Accounts im Pshop (15 Minuten) ==
−
* 1. Juni 2013
+
* jede Gliederung soll einen Account im PShop haben
−
* 10 Uhr
+
* die Bundespartei hat seit Ende letzten Jahres einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
 +
* Accounts relevant für Parteienfinanzierung (Käufe werden auf Parteienfinanzierung angerechnet)
 +
* es gibt ein Gutachten zur Rechtmäßigkeit des PShop
 +
* Debitorennummer ist dafür notwendig
 +
** bei Fragen an Irmgard wenden
 +
* pshop.piratenpartei.de
 +
* Flyer im PShop aktuell noch nicht erhältlich
 +
** SG Gestaltung arbeitet dran, Flyer werden in naher Zukunft verfügbar sein
 +
* Offtopic: AG Wahlkampf-Termin alternierend an unterschiedlichen Wochentagen (wechselweise mit AG LPT)
 +
* Plakate kleben wird zentral für ganz Thüringen am 06./07.07. in Erfurt stattfinden
 +
** dazu wird es nochmal separat eine Info geben
  
−
== Sonstiges ==
+
== OTRS für die Kreise (15 Minuten) ==
−
* Hashtag: #vw131th
+
* otrs.piraten-thueringen.de
 +
* die KVs sollen OTRS verwenden, um Mails zu verwalten, die an die Gliederung gesendet werden
 +
* Verschiedene Queues möglich, für alle transparent, wer was wann bearbeitet hat
 +
* für die KVs ist es dieses Jahr kostenfrei, ab nächstem Jahr kostet es 12 Euro pro Jahr und Gliederung
 +
* im Land funktioniert das ganz gut, es gibt auch mobile Anwendungen mit "sophisticated features"
 +
* E-Mail an Hendrik wer einen Account haben will, mit Mailadresse und PGP-Key
  
−
== TO ==
+
== CRM Zugänge (1 h)==
−
* alle
+
* Aufgabe: Mitgliederverwaltung, Mail- und RL-Adressen für Mailings
−
** Verteilung der staatlichen Teilfinanzierung in TH und Finanzierung der Wahlen (1 Stunde)
+
* Jena will einen Account
−
** Accounts im Pshop (15 Minuten)
+
* WAK, WE und EF haben
−
** OTRS für die Kreise (15 Minuten)
+
* Gera möchte keinen Zugang
−
** CRM Zugänge (1 h)
+
* ABG möchte auch keinen Zugang
−
** Mailings an eigene Mitglieder (zusammen mit dem Punkt oben)
+
* EF unklar
−
** Vorgehensweise bei (Online-) Mitglieds-/Ermäßigungsanträgen (Beschluss durch LV oder KV?)
+
* IK hätte auch gerne einen (ggf. read only)
−
** [[TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungsänderungsantrag_-_020 | SÄA020 Austritt per E-Mail]]
+
−
** Erhöhung der Eigeneinnahmen (1 h)
+
−
** korrekte Reisekostenabrechnung und Sachspenden/Aufwandsverzichtsspenden
+
−
** Jahresabschluss (30 Minuten)
+
−
** Fragenrunde (2 Stunden)
+
  
−
== Teilnehmer ==
+
** wichtige Listen : stimmberechtigt, alle Mitglieder, alle schwebenden sollen oben stehen
−
* LV: Irmgard
+
** schön wären generell read-only-Zugänge
−
* LV: Hendrik
+
−
* WAK [[Benutzer:Franker69|Frank Coburger]]
+
−
* WAK
+
−
* SM: [[Benutzer:Cain|Cain]](abhängig von Berufsvorstellungsgespräch am Freitag in Hamburg)
+
−
* SM
+
−
* GTH
+
−
* GTH
+
−
* IK [[Benutzer:Thomasv|Thomasv]] ([[Benutzer Diskussion:Thomasv|Diskussion]])
+
−
* IK
+
−
* EF [[Benutzer:Gigasube|André Sube]]
+
−
* EF [[Benutzer:Anthony|Anthony]] ([[Benutzer Diskussion:Anthony|Diskussion]])
+
−
* WE [[Benutzer:Schorsch|Schorsch]]
+
−
* WE Michael
+
−
* J: [[Benutzer:P1ng0ut|Robert Manigk]]
+
−
* J: [[Benutzer:Fischknochen|Thomas Wöllecke]]
+
−
* G [[Benutzer:Lazarus|Lazarus]]
+
−
* G
+
−
* ABG: Mirko Baumgarten
+
−
* ABG
+
  
−
[[Kategorie:VerwaltungTH]]
+
== Mailings an eigene Mitglieder (zusammen mit dem Punkt oben)==
 +
* Mail an Hendrik schicken mit Text und angeben, wer adressiert werden soll (alle, nur die zahlenden etc.)
 +
 
 +
== Vorgehensweise bei (Online-) Mitglieds-/Ermäßigungsanträgen (Beschluss durch LV oder KV?) ==
 +
* [[TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungsänderungsantrag_-_020 | SÄA020 Austritt per E-Mail]]
 +
* Mitgliedsbeiträge werden an den LV entrichtet
 +
** aus Orga- und Buchhaltungs-Gründen
 +
*** werden der Berechnung der Umlagen usw.
 +
** Irm bm bucht den Kram zentral, Stimmberechtigungen sind in den Listen erkennbar
 +
 
 +
== Buchhaltung in KVs ==
 +
* http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Schatzmeisterei/Hinweise_f%C3%BCr_KVs
 +
* Seite ist alt
 +
* wird demnächst auf Basis des vw131 geupdatet
 +
* KEINE BUCHUNG OHNE BELEG (WANN, WIEVIEL, WARUM)
 +
** wenn es keine Rechnung gibt, dann Eigenbeleg, dafür gibt es ein Formular -> LINK s.u. (aber Ausnahme)
 +
* bei den KVs gibt es 3 Dinge
 +
** Barkasse
 +
** eigenes Konto / Konto über den LV
 +
** Vorgänge, wo es kein Geld gibt, z. B. Aufwandsverzichtspenden
 +
 
 +
* Kasse
 +
** Es gibt eine Exceltabelle als Vorlage -> bei Irmgard melden
 +
** Irm schickt die noch mal rum
 +
** oben muss immer der Bestand vom Vorjahr behalten
 +
** jede Zeile ein Eintrag
 +
** Tellerspenden müssen da z.B. auch mit rein
 +
*** Tellerspenden, u.a. bei Infoständen oder so, sind anonyme Spenden
 +
*** auch die anonymen Spenden erhöhen den Sockelbetrag
 +
*** Anonyme Spenden dürfen nur bis 500 Euro angenommen werden
 +
** Kassenbuch am besten in einem Hefter, jede Zeile hat eine Nummer, diese Nummer muss auf den Beleg.
 +
** VorlageKassenaufnahme muss verlinkt werden
 +
** vor den Kassenprüfungen muss eine Kassenaufnahme (Zählung) durchgeführt werden
 +
*** Ende 2013 zählt jeder KV-Schatzmeister seine Barkasse und vermerkt das (was laut Buchhaltung da ist, muss auch wirklich in der Kasse sein)
 +
 
 +
* Bank:
 +
** die Kontoauszüge sollten zeitnah da sein
 +
** Skatbank legt Kontoauszüge als PDF in das Postfach -> 1 mal im Monat einloggen und dowloaden. Werden bei der Skatbank nach 6 Monaten gelöscht
 +
** Papierhafte Kontoauszüge kosten Geld, von daher ist das mit den PDF besser
 +
** am besten auch alle Bewegungen in eine extra Excelliste wie bei der Kasse eintragen
 +
** Excelliste am besten immer für 1 Jahr, nicht pro Monat
 +
 
 +
* KVs ohne eigenes Konto:
 +
** Rechnungen an Irm -> wird dann überwiesen.
 +
*** es muss also die Excelliste nicht geführt werden, das passiert beim Land
 +
 
 +
* Spenden an den KVs
 +
** Anteile an Mitgliedsbeiträge werden den KVs 1 mal im Quartal überwiesen
 +
** Prozess, wie die KVs informiert werden, wenn Spenden eingingen, ist noch unklar
 +
** vom LV können nur die Einnahmen gebucht werden da für die Ausgaben die Belege notwendig sind
 +
** bei Spenden für KVs auf das LV Konto -> Zahlungsavis
 +
** Irm schickt auch die Höhe des  Anteils der KV-Mitgliedsbeiträge auch rum
 +
*** kann dann für das fiktive Excel-Bankkonto mit eingetragen werden
 +
 
 +
* dinge, wo kein Geld fließt
 +
** ist das wichtigeste Mittel, um Eigeneinamen zu generieren
 +
** Reisekosten- und Aufwandsverzichtspenden
 +
** Reisekostenformular muss verlinkt werden -> auf das Bundeswiki (kommt neu)
 +
** http://wiki.piratenpartei.de/Formulare
 +
** das muss in keine Tabelle eingetragen werden, muss aber mit abgeheftet werden
 +
 
 +
* Reisekostenabrechnungen usw.
 +
* das muss aber über den Rahmen der regelmäßigen Tätigkeiten von Parteimitgliedern liegen
 +
* die Reisen und Ausgaben müssten aber prinzipiell bezahlbar sein
 +
* was geht:
 +
** Beauftragung zum Verwaltungstreffen
 +
** Besuch Parteitag mit Tätigkeit vor Ort
 +
* was nicht geht:
 +
** Besuch Parteitag ohne Tätigkeit
 +
** Infostand und so
 +
 
 +
* Bei reisekosten werden/können die Ausgaben und die Verzichte gespendet
 +
** Beispieltabelle Reisekosten
 +
NAME BETRAG GESAMTBETRAG SPENDENBETRAG AUSZAHLUNGSBETRAG
 +
* der Kram kommt weder in die Tabelle Bank noch in die Tabelle Kasse
 +
** wenn dann eine extra Tabelle
 +
** wenn aber was ausgezahlt wird, wird nur der Rechnungsbetrag in der Tabelle Kasse oder Konto vermerkt
 +
*** nur das, was auch ausgegeben wird, nicht die Forderungsverzichte
 +
 
 +
* Beauftragungen müssen im Vorfeld laufen
 +
 
 +
* im Rahmen des Wahlkampfes werden auch viele Ausgaben passieren
 +
** die werden im Regelfall mal schnell so ausgeben, sollten aber verbucht werden
 +
** dafür gibt es das Formular "Bestätigung von Auslagen"
 +
** im Wahlkampf drauf achten
 +
** an das Formular muss der Kassenbeleg in Original gehangen werden
 +
** wenn das eine größere Ausgabe ist, braucht es dafür einen Vorstandsbeschluss
 +
** bei kleineren Dingen kann der Schatzmeister das selbst entscheiden, bei Verzicht
 +
*** das ist dann nämlich eine Spende, die der Schatzi annehmen kann
 +
**** muss aber im Zusammenhang mit der Parteiarbeit stehen
 +
**** Sachspenden: werden gebucht XXX, muss in die 3. Tabelle ( da fließt ja auch kein Geld)
 +
 
 +
* in den Buchungstabellen sollte der Zweck immer mit dabei stehen
 +
** Kostenträger, sind vordefiniert -> muss mit ins Wiki/Formular
 +
** muss in die 3 Tabelle: Sachspenden, Reisekostenspenden, Aufwandsverzichtspenden
 +
 
 +
* wenn Spenden für einen ganz bestimmten Zweck gesammelt werden, müssen die Spenden für den Zweck auch vollständig ausgegeben werden
 +
** heißt, bei Einnahmen und Ausgaben müssen diese Zwecke auch mit vermerkt werden
 +
** damit kann dann geprüft werden, ob alle Einnahmen auch für den Zweck ausgegeben wurden
 +
** wenn die Einnahmen > Ausgaben sind, muss das Geld an den Spender zurückgeführt werden oder der Spenden widmet den Spender um
 +
 
 +
* Spendenbescheinigungne
 +
** 2 Optionen
 +
*** 1.
 +
**** KV-Schatzmeister gibt sofort eine Spendenbescheinigung raus
 +
*** 2.
 +
**** KV-Schatzm bekommt von Irm am Jahresende eine Zusammenfassung der Spenden und schickt den Kram raus (Spendenbescheinigung am Stück)
 +
 
 +
* Spendenbescheinigungen:
 +
** bei Geldspenden reicht so bis 50 Euro der Kontoauszug
 +
** bei Aufwandsverzichtsspenden muss es eine Bescheinug geben (am Jahresende)
 +
 
 +
* Kopie von den Zuwendungsbescheinigungen erstellen!
 +
*
 +
 
 +
* wenn KVs Beiträge eingenommen haben:
 +
** Quittung ausfüllen
 +
** gesamten Beitrag an LV überweisen
 +
** LV verteilt es dann
 +
 
 +
 
 +
 
 +
== korrekte Reisekostenabrechnung und Sachspenden/Aufwandsverzichtsspenden ==
 +
* Hotelrechnungen: reiner Übernachtungsbetrag, keine Frühstückskosten
 +
* Strecken: Routenplaner erste Seite, wo die Gesamtentfernung drauf steht
 +
* bei Bahnfahrten müssen die Tickets/Originalbelege dabei sein
 +
* eigene Spendenbescheinigungen am besten vom 2. Vorstandsmitglied mit Unterschreiben lassen
 +
 
 +
== Kontoeröffnung bei Skatbank ==
 +
* Skatbank hat Prüfung gehabt, die sich Satzungen der Kunden (uns) angeschaut haben
 +
** in der LV-Satzung steht: Transakationen über 100 Euro bedarf Zustimmung von 2 Vorstandsmitglieder (4-Augen-Prinzip). (Gemeint war von uns das es um Beschlüsse geht)
 +
** Skatbank interpretiert Transaktion als Überweisung, d.h. wir haben jetzt eine Gemeinschaftsvollmacht, Irmgard kann keine Überweisungen alleine durchführen
 +
** auch: bisher Überweisung über Chip-Tan. Mit Gemeinschaftsvollmacht: SMS-Tan verfahren. Jede SMS kostet aber 10 Cent
 +
** zum LPT gibt es einen entsprechenden SÄA, das zu ändern
 +
** http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungs%C3%A4nderungsantrag_-_016
 +
* für G: § 8 (2) ändern, dito für IK+J
 +
 
 +
 
 +
== Jahresabschluss (30 Minuten) ==
 +
 
 +
== Fragenrunde (2 Stunden)==
 +
 
 +
== Gensek ==
 +
Neumitglieder
 +
* alle haben OTRS Account
 +
* Mitgliedsantrag wird als Ticket erstellt von Empfänger und an KV GenSek übergeben
 +
* KV Gensek erstellt Mitglied
 +
 
 +
* ein Cronjob erstellt die Zahlungsaufforderung
 +
* Austritte werden auch von KV-Genseks bearbeitet
 +
** Austrittsdatum Eintragen
 +
** Notizen: OTRS Ticketnummer eintragen
 +
 
 +
* Massmail Richtlinien
 +
** KV Genseks verwenden nur die Mailmarker KV, BZV
 +
** LV Gensek verwenden nur die Mailmarker G, LV
 +
 
 +
* Ermäßigungsanträge gehen über LV, Begründung nicht erforderlich
 +
 
 +
TODO Hendrik
 +
* Anleitung erstellen für das Anlegen eines Mitglieds, d.h. welche Felder müssen mindestens ausgefüllt werden
 +
* Template online stellen, woraus ersichtlich ist, welche E-Mail Neumitglieder bekommen
 +
 
 +
== Wunschzettel CRM ==
 +
* Bei Erstellung Formular so ergänzen, dass alle wichtigen Felder abgefragt haben
 +
** das geht
 +
* Mailmarker und Refcodes in einer Listenübersicht editierbar machen, damit man Excel-Upload nicht verwenden muss --> sicherer
 +
** das geht nicht
 +
* bei Mailversand eine Vorschau anzeigen, wo Mailer ersetzt werden, damit man überprüfen kann sich bei Markern nicht verschrieben zu haben
 +
** einfach eine Mail an sich selbst schicken (über einen anderen Mailmarker)
 +
 
 +
= Dokumentation =
 +
* Alle Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden
 +
* Hefter/Unterlagen zurück an die KVs

Aktuelle Version vom 1. Juni 2013, 18:34 Uhr

  • Begin: 10 Uhr
  • Anwesend: Andre (EF), Thomas (IK), Fränker (WAK), Mirko (AGB), Hendrik (TH), Thomas (J), Robert (J), Gerrit (G), Michael (WE), Georg (WE),
    • es fehlen: SM fehlt, GTH fehlt,

Protokoll

Vorstellungsrunde

  • kennt ihr ja...

Generelles

Verteilung der staatlichen Teilfinanzierung in TH und Finanzierung der Wahlen (1 Stunde)

  • Vorschlag LaVo: Verteilung von 0 Euro an die KVs für den Wahlkampf
  • es existiert ein Materialplan für Zentraleinkauf, wird dann auf KVs aufgeteilt
  • Material kann im Zentrallager ausgefasst werden
  • Vorschlag: Inventarliste für Wahlkampfmaterial, die ständig aktuell gehalten wird
    • Themenspezfisch
    • Inventarliste im Wiki und Klemmbrett
  • alle dafür, dass der LV das Geld aus Parteienfinanzierung behält und Anschaffungen zentral getätigt werden

Accounts im Pshop (15 Minuten)

  • jede Gliederung soll einen Account im PShop haben
  • die Bundespartei hat seit Ende letzten Jahres einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
  • Accounts relevant für Parteienfinanzierung (Käufe werden auf Parteienfinanzierung angerechnet)
  • es gibt ein Gutachten zur Rechtmäßigkeit des PShop
  • Debitorennummer ist dafür notwendig
    • bei Fragen an Irmgard wenden
  • pshop.piratenpartei.de
  • Flyer im PShop aktuell noch nicht erhältlich
    • SG Gestaltung arbeitet dran, Flyer werden in naher Zukunft verfügbar sein
  • Offtopic: AG Wahlkampf-Termin alternierend an unterschiedlichen Wochentagen (wechselweise mit AG LPT)
  • Plakate kleben wird zentral für ganz Thüringen am 06./07.07. in Erfurt stattfinden
    • dazu wird es nochmal separat eine Info geben

OTRS für die Kreise (15 Minuten)

  • otrs.piraten-thueringen.de
  • die KVs sollen OTRS verwenden, um Mails zu verwalten, die an die Gliederung gesendet werden
  • Verschiedene Queues möglich, für alle transparent, wer was wann bearbeitet hat
  • für die KVs ist es dieses Jahr kostenfrei, ab nächstem Jahr kostet es 12 Euro pro Jahr und Gliederung
  • im Land funktioniert das ganz gut, es gibt auch mobile Anwendungen mit "sophisticated features"
  • E-Mail an Hendrik wer einen Account haben will, mit Mailadresse und PGP-Key

CRM Zugänge (1 h)

  • Aufgabe: Mitgliederverwaltung, Mail- und RL-Adressen für Mailings
  • Jena will einen Account
  • WAK, WE und EF haben
  • Gera möchte keinen Zugang
  • ABG möchte auch keinen Zugang
  • EF unklar
  • IK hätte auch gerne einen (ggf. read only)
    • wichtige Listen : stimmberechtigt, alle Mitglieder, alle schwebenden sollen oben stehen
    • schön wären generell read-only-Zugänge

Mailings an eigene Mitglieder (zusammen mit dem Punkt oben)

  • Mail an Hendrik schicken mit Text und angeben, wer adressiert werden soll (alle, nur die zahlenden etc.)

Vorgehensweise bei (Online-) Mitglieds-/Ermäßigungsanträgen (Beschluss durch LV oder KV?)

  • SÄA020 Austritt per E-Mail
  • Mitgliedsbeiträge werden an den LV entrichtet
    • aus Orga- und Buchhaltungs-Gründen
      • werden der Berechnung der Umlagen usw.
    • Irm bm bucht den Kram zentral, Stimmberechtigungen sind in den Listen erkennbar

Buchhaltung in KVs

  • http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Schatzmeisterei/Hinweise_f%C3%BCr_KVs
  • Seite ist alt
  • wird demnächst auf Basis des vw131 geupdatet
  • KEINE BUCHUNG OHNE BELEG (WANN, WIEVIEL, WARUM)
    • wenn es keine Rechnung gibt, dann Eigenbeleg, dafür gibt es ein Formular -> LINK s.u. (aber Ausnahme)
  • bei den KVs gibt es 3 Dinge
    • Barkasse
    • eigenes Konto / Konto über den LV
    • Vorgänge, wo es kein Geld gibt, z. B. Aufwandsverzichtspenden
  • Kasse
    • Es gibt eine Exceltabelle als Vorlage -> bei Irmgard melden
    • Irm schickt die noch mal rum
    • oben muss immer der Bestand vom Vorjahr behalten
    • jede Zeile ein Eintrag
    • Tellerspenden müssen da z.B. auch mit rein
      • Tellerspenden, u.a. bei Infoständen oder so, sind anonyme Spenden
      • auch die anonymen Spenden erhöhen den Sockelbetrag
      • Anonyme Spenden dürfen nur bis 500 Euro angenommen werden
    • Kassenbuch am besten in einem Hefter, jede Zeile hat eine Nummer, diese Nummer muss auf den Beleg.
    • VorlageKassenaufnahme muss verlinkt werden
    • vor den Kassenprüfungen muss eine Kassenaufnahme (Zählung) durchgeführt werden
      • Ende 2013 zählt jeder KV-Schatzmeister seine Barkasse und vermerkt das (was laut Buchhaltung da ist, muss auch wirklich in der Kasse sein)
  • Bank:
    • die Kontoauszüge sollten zeitnah da sein
    • Skatbank legt Kontoauszüge als PDF in das Postfach -> 1 mal im Monat einloggen und dowloaden. Werden bei der Skatbank nach 6 Monaten gelöscht
    • Papierhafte Kontoauszüge kosten Geld, von daher ist das mit den PDF besser
    • am besten auch alle Bewegungen in eine extra Excelliste wie bei der Kasse eintragen
    • Excelliste am besten immer für 1 Jahr, nicht pro Monat
  • KVs ohne eigenes Konto:
    • Rechnungen an Irm -> wird dann überwiesen.
      • es muss also die Excelliste nicht geführt werden, das passiert beim Land
  • Spenden an den KVs
    • Anteile an Mitgliedsbeiträge werden den KVs 1 mal im Quartal überwiesen
    • Prozess, wie die KVs informiert werden, wenn Spenden eingingen, ist noch unklar
    • vom LV können nur die Einnahmen gebucht werden da für die Ausgaben die Belege notwendig sind
    • bei Spenden für KVs auf das LV Konto -> Zahlungsavis
    • Irm schickt auch die Höhe des Anteils der KV-Mitgliedsbeiträge auch rum
      • kann dann für das fiktive Excel-Bankkonto mit eingetragen werden
  • dinge, wo kein Geld fließt
    • ist das wichtigeste Mittel, um Eigeneinamen zu generieren
    • Reisekosten- und Aufwandsverzichtspenden
    • Reisekostenformular muss verlinkt werden -> auf das Bundeswiki (kommt neu)
    • http://wiki.piratenpartei.de/Formulare
    • das muss in keine Tabelle eingetragen werden, muss aber mit abgeheftet werden
  • Reisekostenabrechnungen usw.
  • das muss aber über den Rahmen der regelmäßigen Tätigkeiten von Parteimitgliedern liegen
  • die Reisen und Ausgaben müssten aber prinzipiell bezahlbar sein
  • was geht:
    • Beauftragung zum Verwaltungstreffen
    • Besuch Parteitag mit Tätigkeit vor Ort
  • was nicht geht:
    • Besuch Parteitag ohne Tätigkeit
    • Infostand und so
  • Bei reisekosten werden/können die Ausgaben und die Verzichte gespendet
    • Beispieltabelle Reisekosten

NAME BETRAG GESAMTBETRAG SPENDENBETRAG AUSZAHLUNGSBETRAG

  • der Kram kommt weder in die Tabelle Bank noch in die Tabelle Kasse
    • wenn dann eine extra Tabelle
    • wenn aber was ausgezahlt wird, wird nur der Rechnungsbetrag in der Tabelle Kasse oder Konto vermerkt
      • nur das, was auch ausgegeben wird, nicht die Forderungsverzichte
  • Beauftragungen müssen im Vorfeld laufen
  • im Rahmen des Wahlkampfes werden auch viele Ausgaben passieren
    • die werden im Regelfall mal schnell so ausgeben, sollten aber verbucht werden
    • dafür gibt es das Formular "Bestätigung von Auslagen"
    • im Wahlkampf drauf achten
    • an das Formular muss der Kassenbeleg in Original gehangen werden
    • wenn das eine größere Ausgabe ist, braucht es dafür einen Vorstandsbeschluss
    • bei kleineren Dingen kann der Schatzmeister das selbst entscheiden, bei Verzicht
      • das ist dann nämlich eine Spende, die der Schatzi annehmen kann
        • muss aber im Zusammenhang mit der Parteiarbeit stehen
        • Sachspenden: werden gebucht XXX, muss in die 3. Tabelle ( da fließt ja auch kein Geld)
  • in den Buchungstabellen sollte der Zweck immer mit dabei stehen
    • Kostenträger, sind vordefiniert -> muss mit ins Wiki/Formular
    • muss in die 3 Tabelle: Sachspenden, Reisekostenspenden, Aufwandsverzichtspenden
  • wenn Spenden für einen ganz bestimmten Zweck gesammelt werden, müssen die Spenden für den Zweck auch vollständig ausgegeben werden
    • heißt, bei Einnahmen und Ausgaben müssen diese Zwecke auch mit vermerkt werden
    • damit kann dann geprüft werden, ob alle Einnahmen auch für den Zweck ausgegeben wurden
    • wenn die Einnahmen > Ausgaben sind, muss das Geld an den Spender zurückgeführt werden oder der Spenden widmet den Spender um
  • Spendenbescheinigungne
    • 2 Optionen
      • 1.
        • KV-Schatzmeister gibt sofort eine Spendenbescheinigung raus
      • 2.
        • KV-Schatzm bekommt von Irm am Jahresende eine Zusammenfassung der Spenden und schickt den Kram raus (Spendenbescheinigung am Stück)
  • Spendenbescheinigungen:
    • bei Geldspenden reicht so bis 50 Euro der Kontoauszug
    • bei Aufwandsverzichtsspenden muss es eine Bescheinug geben (am Jahresende)
  • Kopie von den Zuwendungsbescheinigungen erstellen!
  • wenn KVs Beiträge eingenommen haben:
    • Quittung ausfüllen
    • gesamten Beitrag an LV überweisen
    • LV verteilt es dann


korrekte Reisekostenabrechnung und Sachspenden/Aufwandsverzichtsspenden

  • Hotelrechnungen: reiner Übernachtungsbetrag, keine Frühstückskosten
  • Strecken: Routenplaner erste Seite, wo die Gesamtentfernung drauf steht
  • bei Bahnfahrten müssen die Tickets/Originalbelege dabei sein
  • eigene Spendenbescheinigungen am besten vom 2. Vorstandsmitglied mit Unterschreiben lassen

Kontoeröffnung bei Skatbank

  • Skatbank hat Prüfung gehabt, die sich Satzungen der Kunden (uns) angeschaut haben
    • in der LV-Satzung steht: Transakationen über 100 Euro bedarf Zustimmung von 2 Vorstandsmitglieder (4-Augen-Prinzip). (Gemeint war von uns das es um Beschlüsse geht)
    • Skatbank interpretiert Transaktion als Überweisung, d.h. wir haben jetzt eine Gemeinschaftsvollmacht, Irmgard kann keine Überweisungen alleine durchführen
    • auch: bisher Überweisung über Chip-Tan. Mit Gemeinschaftsvollmacht: SMS-Tan verfahren. Jede SMS kostet aber 10 Cent
    • zum LPT gibt es einen entsprechenden SÄA, das zu ändern
    • http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungs%C3%A4nderungsantrag_-_016
  • für G: § 8 (2) ändern, dito für IK+J


Jahresabschluss (30 Minuten)

Fragenrunde (2 Stunden)

Gensek

Neumitglieder

  • alle haben OTRS Account
  • Mitgliedsantrag wird als Ticket erstellt von Empfänger und an KV GenSek übergeben
  • KV Gensek erstellt Mitglied
  • ein Cronjob erstellt die Zahlungsaufforderung
  • Austritte werden auch von KV-Genseks bearbeitet
    • Austrittsdatum Eintragen
    • Notizen: OTRS Ticketnummer eintragen
  • Massmail Richtlinien
    • KV Genseks verwenden nur die Mailmarker KV, BZV
    • LV Gensek verwenden nur die Mailmarker G, LV
  • Ermäßigungsanträge gehen über LV, Begründung nicht erforderlich

TODO Hendrik

  • Anleitung erstellen für das Anlegen eines Mitglieds, d.h. welche Felder müssen mindestens ausgefüllt werden
  • Template online stellen, woraus ersichtlich ist, welche E-Mail Neumitglieder bekommen

Wunschzettel CRM

  • Bei Erstellung Formular so ergänzen, dass alle wichtigen Felder abgefragt haben
    • das geht
  • Mailmarker und Refcodes in einer Listenübersicht editierbar machen, damit man Excel-Upload nicht verwenden muss --> sicherer
    • das geht nicht
  • bei Mailversand eine Vorschau anzeigen, wo Mailer ersetzt werden, damit man überprüfen kann sich bei Markern nicht verschrieben zu haben
    • einfach eine Mail an sich selbst schicken (über einen anderen Mailmarker)

Dokumentation

  • Alle Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden
  • Hefter/Unterlagen zurück an die KVs
Von „https://wiki.pp-th.de/index.php?title=TH:vw131th&oldid=47392“