TH:vw131th: Unterschied zwischen den Versionen

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Planungsseite zur 1. Verwaltungskonferenz der PIRATEN Thüringen
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* Begin: 10 Uhr
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* Anwesend: Andre (EF), Thomas (IK), Fränker (WAK), Mirko (AGB), Hendrik (TH), Thomas (J), Robert (J), Gerrit (G), Michael (WE), Georg (WE),
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** es fehlen: SM fehlt, GTH fehlt,
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= Protokoll =
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== Vorstellungsrunde ==
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* kennt ihr ja...
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== Generelles ==
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* falls noch nicht geschehen, bitte an der ML anmelden: https://ml06.ispgateway.de/mailman/listinfo/verwaltung_listen.piraten-thueringen.de
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* Bitte auch Liste unter https://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Verwaltung#Ansprechpartner füllen
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* Wahlkreisvorschläge - Status
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** 190 WAK+UH: schickt Carsten per Post an Fränker
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** 192 GTH IK
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** 193 EF+WE
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** 194 J+SHK+G
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** 195 ABG+GRZ
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** 197 SM+HIBU
  
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= Info =
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== Verteilung der staatlichen Teilfinanzierung in TH und Finanzierung der Wahlen (1 Stunde) ==
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== Ort: ==
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* Vorschlag LaVo: Verteilung von 0 Euro an die KVs für den Wahlkampf
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* offen
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* es existiert ein Materialplan für Zentraleinkauf, wird dann auf KVs aufgeteilt
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=== Vorschläge ===
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* Material kann im Zentrallager ausgefasst werden
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* hier und dort
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* Vorschlag: Inventarliste für Wahlkampfmaterial, die ständig aktuell gehalten wird
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** Themenspezfisch
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** Inventarliste im Wiki und Klemmbrett 
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* alle dafür, dass der LV das Geld aus Parteienfinanzierung behält und Anschaffungen zentral getätigt werden
  
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== Termin ==
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== Accounts im Pshop (15 Minuten) ==
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* offen, wird per Umfrage festgelegt
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* jede Gliederung soll einen Account im PShop haben
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* die Bundespartei hat seit Ende letzten Jahres einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
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* Accounts relevant für Parteienfinanzierung (Käufe werden auf Parteienfinanzierung angerechnet)
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* es gibt ein Gutachten zur Rechtmäßigkeit des PShop
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* Debitorennummer ist dafür notwendig
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** bei Fragen an Irmgard wenden
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* pshop.piratenpartei.de
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* Flyer im PShop aktuell noch nicht erhältlich
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** SG Gestaltung arbeitet dran, Flyer werden in naher Zukunft verfügbar sein
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* Offtopic: AG Wahlkampf-Termin alternierend an unterschiedlichen Wochentagen (wechselweise mit AG LPT)
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* Plakate kleben wird zentral für ganz Thüringen am 06./07.07. in Erfurt stattfinden
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** dazu wird es nochmal separat eine Info geben
  
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== Sonstiges ==
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== OTRS für die Kreise (15 Minuten) ==
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* Hashtag: #vw131th
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* otrs.piraten-thueringen.de
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* die KVs sollen OTRS verwenden, um Mails zu verwalten, die an die Gliederung gesendet werden
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* Verschiedene Queues möglich, für alle transparent, wer was wann bearbeitet hat
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* für die KVs ist es dieses Jahr kostenfrei, ab nächstem Jahr kostet es 12 Euro pro Jahr und Gliederung
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* im Land funktioniert das ganz gut, es gibt auch mobile Anwendungen mit "sophisticated features"
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* E-Mail an Hendrik wer einen Account haben will, mit Mailadresse und PGP-Key
  
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== Ideensammlung für TO ==
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== CRM Zugänge (1 h)==
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* alle
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* Aufgabe: Mitgliederverwaltung, Mail- und RL-Adressen für Mailings
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** CRM Zugänge
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* Jena will einen Account
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** Mailings an eigene Mitglieder
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* WAK, WE und EF haben
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* Gera möchte keinen Zugang
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* ABG möchte auch keinen Zugang
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* EF unklar
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* IK hätte auch gerne einen (ggf. read only)
  
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* Genseks/Mitgliederverwalter alleine
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** wichtige Listen : stimmberechtigt, alle Mitglieder, alle schwebenden sollen oben stehen
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** schön wären generell read-only-Zugänge
  
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* Schatzmeister alleine
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== Mailings an eigene Mitglieder (zusammen mit dem Punkt oben)==
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* Mail an Hendrik schicken mit Text und angeben, wer adressiert werden soll (alle, nur die zahlenden etc.)
  
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== Vorgehensweise bei (Online-) Mitglieds-/Ermäßigungsanträgen (Beschluss durch LV oder KV?) ==
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* [[TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungsänderungsantrag_-_020 | SÄA020 Austritt per E-Mail]]
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* Mitgliedsbeiträge werden an den LV entrichtet
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** aus Orga- und Buchhaltungs-Gründen
 +
*** werden der Berechnung der Umlagen usw.
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** Irm bm bucht den Kram zentral, Stimmberechtigungen sind in den Listen erkennbar
  
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== Teilnehmer ==
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== Buchhaltung in KVs ==
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* LV: Irmgard
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* http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Schatzmeisterei/Hinweise_f%C3%BCr_KVs
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* LV: Hendrik
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* Seite ist alt
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* WAK [[Benutzer:Franker69|Frank Coburger]]
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* wird demnächst auf Basis des vw131 geupdatet
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* WAK
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* KEINE BUCHUNG OHNE BELEG (WANN, WIEVIEL, WARUM)
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* SM
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** wenn es keine Rechnung gibt, dann Eigenbeleg, dafür gibt es ein Formular -> LINK s.u. (aber Ausnahme)
−
* SM
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* bei den KVs gibt es 3 Dinge
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* GTH
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** Barkasse
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* GTH
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** eigenes Konto / Konto über den LV
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* IK
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** Vorgänge, wo es kein Geld gibt, z. B. Aufwandsverzichtspenden
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* IK
+
 
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* EF
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* Kasse
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* EF
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** Es gibt eine Exceltabelle als Vorlage -> bei Irmgard melden
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* WE
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** Irm schickt die noch mal rum
−
* WE
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** oben muss immer der Bestand vom Vorjahr behalten
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* J: [[Benutzer:P1ng0ut|Robert Manigk]]
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** jede Zeile ein Eintrag
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* J
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** Tellerspenden müssen da z.B. auch mit rein
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* G
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*** Tellerspenden, u.a. bei Infoständen oder so, sind anonyme Spenden
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* G
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*** auch die anonymen Spenden erhöhen den Sockelbetrag
−
* ABG
+
*** Anonyme Spenden dürfen nur bis 500 Euro angenommen werden
−
* ABG
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** Kassenbuch am besten in einem Hefter, jede Zeile hat eine Nummer, diese Nummer muss auf den Beleg.
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** VorlageKassenaufnahme muss verlinkt werden
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** vor den Kassenprüfungen muss eine Kassenaufnahme (Zählung) durchgeführt werden
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*** Ende 2013 zählt jeder KV-Schatzmeister seine Barkasse und vermerkt das (was laut Buchhaltung da ist, muss auch wirklich in der Kasse sein)
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 +
* Bank:
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** die Kontoauszüge sollten zeitnah da sein
 +
** Skatbank legt Kontoauszüge als PDF in das Postfach -> 1 mal im Monat einloggen und dowloaden. Werden bei der Skatbank nach 6 Monaten gelöscht
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** Papierhafte Kontoauszüge kosten Geld, von daher ist das mit den PDF besser
 +
** am besten auch alle Bewegungen in eine extra Excelliste wie bei der Kasse eintragen
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** Excelliste am besten immer für 1 Jahr, nicht pro Monat
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* KVs ohne eigenes Konto:
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** Rechnungen an Irm -> wird dann überwiesen.
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*** es muss also die Excelliste nicht geführt werden, das passiert beim Land
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 +
* Spenden an den KVs
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** Anteile an Mitgliedsbeiträge werden den KVs 1 mal im Quartal überwiesen
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** Prozess, wie die KVs informiert werden, wenn Spenden eingingen, ist noch unklar
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** vom LV können nur die Einnahmen gebucht werden da für die Ausgaben die Belege notwendig sind
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** bei Spenden für KVs auf das LV Konto -> Zahlungsavis
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** Irm schickt auch die Höhe des  Anteils der KV-Mitgliedsbeiträge auch rum
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*** kann dann für das fiktive Excel-Bankkonto mit eingetragen werden
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 +
* dinge, wo kein Geld fließt
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** ist das wichtigeste Mittel, um Eigeneinamen zu generieren
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** Reisekosten- und Aufwandsverzichtspenden
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** Reisekostenformular muss verlinkt werden -> auf das Bundeswiki (kommt neu)
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** http://wiki.piratenpartei.de/Formulare
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** das muss in keine Tabelle eingetragen werden, muss aber mit abgeheftet werden
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 +
* Reisekostenabrechnungen usw.
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* das muss aber über den Rahmen der regelmäßigen Tätigkeiten von Parteimitgliedern liegen
 +
* die Reisen und Ausgaben müssten aber prinzipiell bezahlbar sein
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* was geht:
 +
** Beauftragung zum Verwaltungstreffen
 +
** Besuch Parteitag mit Tätigkeit vor Ort
 +
* was nicht geht:
 +
** Besuch Parteitag ohne Tätigkeit
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** Infostand und so
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 +
* Bei reisekosten werden/können die Ausgaben und die Verzichte gespendet
 +
** Beispieltabelle Reisekosten
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NAME BETRAG GESAMTBETRAG SPENDENBETRAG AUSZAHLUNGSBETRAG
 +
* der Kram kommt weder in die Tabelle Bank noch in die Tabelle Kasse
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** wenn dann eine extra Tabelle
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** wenn aber was ausgezahlt wird, wird nur der Rechnungsbetrag in der Tabelle Kasse oder Konto vermerkt
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*** nur das, was auch ausgegeben wird, nicht die Forderungsverzichte
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* Beauftragungen müssen im Vorfeld laufen
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* im Rahmen des Wahlkampfes werden auch viele Ausgaben passieren
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** die werden im Regelfall mal schnell so ausgeben, sollten aber verbucht werden
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** dafür gibt es das Formular "Bestätigung von Auslagen"
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** im Wahlkampf drauf achten
 +
** an das Formular muss der Kassenbeleg in Original gehangen werden
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** wenn das eine größere Ausgabe ist, braucht es dafür einen Vorstandsbeschluss
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** bei kleineren Dingen kann der Schatzmeister das selbst entscheiden, bei Verzicht
 +
*** das ist dann nämlich eine Spende, die der Schatzi annehmen kann
 +
**** muss aber im Zusammenhang mit der Parteiarbeit stehen
 +
**** Sachspenden: werden gebucht XXX, muss in die 3. Tabelle ( da fließt ja auch kein Geld)
 +
 
 +
* in den Buchungstabellen sollte der Zweck immer mit dabei stehen
 +
** Kostenträger, sind vordefiniert -> muss mit ins Wiki/Formular
 +
** muss in die 3 Tabelle: Sachspenden, Reisekostenspenden, Aufwandsverzichtspenden
 +
 
 +
* wenn Spenden für einen ganz bestimmten Zweck gesammelt werden, müssen die Spenden für den Zweck auch vollständig ausgegeben werden
 +
** heißt, bei Einnahmen und Ausgaben müssen diese Zwecke auch mit vermerkt werden
 +
** damit kann dann geprüft werden, ob alle Einnahmen auch für den Zweck ausgegeben wurden
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** wenn die Einnahmen > Ausgaben sind, muss das Geld an den Spender zurückgeführt werden oder der Spenden widmet den Spender um
 +
 
 +
* Spendenbescheinigungne
 +
** 2 Optionen
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*** 1.
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**** KV-Schatzmeister gibt sofort eine Spendenbescheinigung raus
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*** 2.
 +
**** KV-Schatzm bekommt von Irm am Jahresende eine Zusammenfassung der Spenden und schickt den Kram raus (Spendenbescheinigung am Stück)
 +
 
 +
* Spendenbescheinigungen:
 +
** bei Geldspenden reicht so bis 50 Euro der Kontoauszug
 +
** bei Aufwandsverzichtsspenden muss es eine Bescheinug geben (am Jahresende)
 +
 
 +
* Kopie von den Zuwendungsbescheinigungen erstellen!
 +
*
 +
 
 +
* wenn KVs Beiträge eingenommen haben:
 +
** Quittung ausfüllen
 +
** gesamten Beitrag an LV überweisen
 +
** LV verteilt es dann
 +
 
 +
 
 +
 
 +
== korrekte Reisekostenabrechnung und Sachspenden/Aufwandsverzichtsspenden ==
 +
* Hotelrechnungen: reiner Übernachtungsbetrag, keine Frühstückskosten
 +
* Strecken: Routenplaner erste Seite, wo die Gesamtentfernung drauf steht
 +
* bei Bahnfahrten müssen die Tickets/Originalbelege dabei sein
 +
* eigene Spendenbescheinigungen am besten vom 2. Vorstandsmitglied mit Unterschreiben lassen
 +
 
 +
== Kontoeröffnung bei Skatbank ==
 +
* Skatbank hat Prüfung gehabt, die sich Satzungen der Kunden (uns) angeschaut haben
 +
** in der LV-Satzung steht: Transakationen über 100 Euro bedarf Zustimmung von 2 Vorstandsmitglieder (4-Augen-Prinzip). (Gemeint war von uns das es um Beschlüsse geht)
 +
** Skatbank interpretiert Transaktion als Überweisung, d.h. wir haben jetzt eine Gemeinschaftsvollmacht, Irmgard kann keine Überweisungen alleine durchführen
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** auch: bisher Überweisung über Chip-Tan. Mit Gemeinschaftsvollmacht: SMS-Tan verfahren. Jede SMS kostet aber 10 Cent
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** zum LPT gibt es einen entsprechenden SÄA, das zu ändern
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** http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungs%C3%A4nderungsantrag_-_016
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* für G: § 8 (2) ändern, dito für IK+J
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 +
 
 +
== Jahresabschluss (30 Minuten) ==
 +
 
 +
== Fragenrunde (2 Stunden)==
 +
 
 +
== Gensek ==
 +
Neumitglieder
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* alle haben OTRS Account
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* Mitgliedsantrag wird als Ticket erstellt von Empfänger und an KV GenSek übergeben
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* KV Gensek erstellt Mitglied
 +
 
 +
* ein Cronjob erstellt die Zahlungsaufforderung
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* Austritte werden auch von KV-Genseks bearbeitet
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** Austrittsdatum Eintragen
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** Notizen: OTRS Ticketnummer eintragen
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 +
* Massmail Richtlinien
 +
** KV Genseks verwenden nur die Mailmarker KV, BZV
 +
** LV Gensek verwenden nur die Mailmarker G, LV
 +
 
 +
* Ermäßigungsanträge gehen über LV, Begründung nicht erforderlich
 +
 
 +
TODO Hendrik
 +
* Anleitung erstellen für das Anlegen eines Mitglieds, d.h. welche Felder müssen mindestens ausgefüllt werden
 +
* Template online stellen, woraus ersichtlich ist, welche E-Mail Neumitglieder bekommen
 +
 
 +
== Wunschzettel CRM ==
 +
* Bei Erstellung Formular so ergänzen, dass alle wichtigen Felder abgefragt haben
 +
** das geht
 +
* Mailmarker und Refcodes in einer Listenübersicht editierbar machen, damit man Excel-Upload nicht verwenden muss --> sicherer
 +
** das geht nicht
 +
* bei Mailversand eine Vorschau anzeigen, wo Mailer ersetzt werden, damit man überprüfen kann sich bei Markern nicht verschrieben zu haben
 +
** einfach eine Mail an sich selbst schicken (über einen anderen Mailmarker)
 +
 
 +
= Dokumentation =
 +
* Alle Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden
 +
* Hefter/Unterlagen zurück an die KVs

Aktuelle Version vom 1. Juni 2013, 18:34 Uhr

  • Begin: 10 Uhr
  • Anwesend: Andre (EF), Thomas (IK), Fränker (WAK), Mirko (AGB), Hendrik (TH), Thomas (J), Robert (J), Gerrit (G), Michael (WE), Georg (WE),
    • es fehlen: SM fehlt, GTH fehlt,

Protokoll

Vorstellungsrunde

  • kennt ihr ja...

Generelles

Verteilung der staatlichen Teilfinanzierung in TH und Finanzierung der Wahlen (1 Stunde)

  • Vorschlag LaVo: Verteilung von 0 Euro an die KVs für den Wahlkampf
  • es existiert ein Materialplan für Zentraleinkauf, wird dann auf KVs aufgeteilt
  • Material kann im Zentrallager ausgefasst werden
  • Vorschlag: Inventarliste für Wahlkampfmaterial, die ständig aktuell gehalten wird
    • Themenspezfisch
    • Inventarliste im Wiki und Klemmbrett
  • alle dafür, dass der LV das Geld aus Parteienfinanzierung behält und Anschaffungen zentral getätigt werden

Accounts im Pshop (15 Minuten)

  • jede Gliederung soll einen Account im PShop haben
  • die Bundespartei hat seit Ende letzten Jahres einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
  • Accounts relevant für Parteienfinanzierung (Käufe werden auf Parteienfinanzierung angerechnet)
  • es gibt ein Gutachten zur Rechtmäßigkeit des PShop
  • Debitorennummer ist dafür notwendig
    • bei Fragen an Irmgard wenden
  • pshop.piratenpartei.de
  • Flyer im PShop aktuell noch nicht erhältlich
    • SG Gestaltung arbeitet dran, Flyer werden in naher Zukunft verfügbar sein
  • Offtopic: AG Wahlkampf-Termin alternierend an unterschiedlichen Wochentagen (wechselweise mit AG LPT)
  • Plakate kleben wird zentral für ganz Thüringen am 06./07.07. in Erfurt stattfinden
    • dazu wird es nochmal separat eine Info geben

OTRS für die Kreise (15 Minuten)

  • otrs.piraten-thueringen.de
  • die KVs sollen OTRS verwenden, um Mails zu verwalten, die an die Gliederung gesendet werden
  • Verschiedene Queues möglich, für alle transparent, wer was wann bearbeitet hat
  • für die KVs ist es dieses Jahr kostenfrei, ab nächstem Jahr kostet es 12 Euro pro Jahr und Gliederung
  • im Land funktioniert das ganz gut, es gibt auch mobile Anwendungen mit "sophisticated features"
  • E-Mail an Hendrik wer einen Account haben will, mit Mailadresse und PGP-Key

CRM Zugänge (1 h)

  • Aufgabe: Mitgliederverwaltung, Mail- und RL-Adressen für Mailings
  • Jena will einen Account
  • WAK, WE und EF haben
  • Gera möchte keinen Zugang
  • ABG möchte auch keinen Zugang
  • EF unklar
  • IK hätte auch gerne einen (ggf. read only)
    • wichtige Listen : stimmberechtigt, alle Mitglieder, alle schwebenden sollen oben stehen
    • schön wären generell read-only-Zugänge

Mailings an eigene Mitglieder (zusammen mit dem Punkt oben)

  • Mail an Hendrik schicken mit Text und angeben, wer adressiert werden soll (alle, nur die zahlenden etc.)

Vorgehensweise bei (Online-) Mitglieds-/Ermäßigungsanträgen (Beschluss durch LV oder KV?)

  • SÄA020 Austritt per E-Mail
  • Mitgliedsbeiträge werden an den LV entrichtet
    • aus Orga- und Buchhaltungs-Gründen
      • werden der Berechnung der Umlagen usw.
    • Irm bm bucht den Kram zentral, Stimmberechtigungen sind in den Listen erkennbar

Buchhaltung in KVs

  • http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Schatzmeisterei/Hinweise_f%C3%BCr_KVs
  • Seite ist alt
  • wird demnächst auf Basis des vw131 geupdatet
  • KEINE BUCHUNG OHNE BELEG (WANN, WIEVIEL, WARUM)
    • wenn es keine Rechnung gibt, dann Eigenbeleg, dafür gibt es ein Formular -> LINK s.u. (aber Ausnahme)
  • bei den KVs gibt es 3 Dinge
    • Barkasse
    • eigenes Konto / Konto über den LV
    • Vorgänge, wo es kein Geld gibt, z. B. Aufwandsverzichtspenden
  • Kasse
    • Es gibt eine Exceltabelle als Vorlage -> bei Irmgard melden
    • Irm schickt die noch mal rum
    • oben muss immer der Bestand vom Vorjahr behalten
    • jede Zeile ein Eintrag
    • Tellerspenden müssen da z.B. auch mit rein
      • Tellerspenden, u.a. bei Infoständen oder so, sind anonyme Spenden
      • auch die anonymen Spenden erhöhen den Sockelbetrag
      • Anonyme Spenden dürfen nur bis 500 Euro angenommen werden
    • Kassenbuch am besten in einem Hefter, jede Zeile hat eine Nummer, diese Nummer muss auf den Beleg.
    • VorlageKassenaufnahme muss verlinkt werden
    • vor den Kassenprüfungen muss eine Kassenaufnahme (Zählung) durchgeführt werden
      • Ende 2013 zählt jeder KV-Schatzmeister seine Barkasse und vermerkt das (was laut Buchhaltung da ist, muss auch wirklich in der Kasse sein)
  • Bank:
    • die Kontoauszüge sollten zeitnah da sein
    • Skatbank legt Kontoauszüge als PDF in das Postfach -> 1 mal im Monat einloggen und dowloaden. Werden bei der Skatbank nach 6 Monaten gelöscht
    • Papierhafte Kontoauszüge kosten Geld, von daher ist das mit den PDF besser
    • am besten auch alle Bewegungen in eine extra Excelliste wie bei der Kasse eintragen
    • Excelliste am besten immer für 1 Jahr, nicht pro Monat
  • KVs ohne eigenes Konto:
    • Rechnungen an Irm -> wird dann überwiesen.
      • es muss also die Excelliste nicht geführt werden, das passiert beim Land
  • Spenden an den KVs
    • Anteile an Mitgliedsbeiträge werden den KVs 1 mal im Quartal überwiesen
    • Prozess, wie die KVs informiert werden, wenn Spenden eingingen, ist noch unklar
    • vom LV können nur die Einnahmen gebucht werden da für die Ausgaben die Belege notwendig sind
    • bei Spenden für KVs auf das LV Konto -> Zahlungsavis
    • Irm schickt auch die Höhe des Anteils der KV-Mitgliedsbeiträge auch rum
      • kann dann für das fiktive Excel-Bankkonto mit eingetragen werden
  • dinge, wo kein Geld fließt
    • ist das wichtigeste Mittel, um Eigeneinamen zu generieren
    • Reisekosten- und Aufwandsverzichtspenden
    • Reisekostenformular muss verlinkt werden -> auf das Bundeswiki (kommt neu)
    • http://wiki.piratenpartei.de/Formulare
    • das muss in keine Tabelle eingetragen werden, muss aber mit abgeheftet werden
  • Reisekostenabrechnungen usw.
  • das muss aber über den Rahmen der regelmäßigen Tätigkeiten von Parteimitgliedern liegen
  • die Reisen und Ausgaben müssten aber prinzipiell bezahlbar sein
  • was geht:
    • Beauftragung zum Verwaltungstreffen
    • Besuch Parteitag mit Tätigkeit vor Ort
  • was nicht geht:
    • Besuch Parteitag ohne Tätigkeit
    • Infostand und so
  • Bei reisekosten werden/können die Ausgaben und die Verzichte gespendet
    • Beispieltabelle Reisekosten

NAME BETRAG GESAMTBETRAG SPENDENBETRAG AUSZAHLUNGSBETRAG

  • der Kram kommt weder in die Tabelle Bank noch in die Tabelle Kasse
    • wenn dann eine extra Tabelle
    • wenn aber was ausgezahlt wird, wird nur der Rechnungsbetrag in der Tabelle Kasse oder Konto vermerkt
      • nur das, was auch ausgegeben wird, nicht die Forderungsverzichte
  • Beauftragungen müssen im Vorfeld laufen
  • im Rahmen des Wahlkampfes werden auch viele Ausgaben passieren
    • die werden im Regelfall mal schnell so ausgeben, sollten aber verbucht werden
    • dafür gibt es das Formular "Bestätigung von Auslagen"
    • im Wahlkampf drauf achten
    • an das Formular muss der Kassenbeleg in Original gehangen werden
    • wenn das eine größere Ausgabe ist, braucht es dafür einen Vorstandsbeschluss
    • bei kleineren Dingen kann der Schatzmeister das selbst entscheiden, bei Verzicht
      • das ist dann nämlich eine Spende, die der Schatzi annehmen kann
        • muss aber im Zusammenhang mit der Parteiarbeit stehen
        • Sachspenden: werden gebucht XXX, muss in die 3. Tabelle ( da fließt ja auch kein Geld)
  • in den Buchungstabellen sollte der Zweck immer mit dabei stehen
    • Kostenträger, sind vordefiniert -> muss mit ins Wiki/Formular
    • muss in die 3 Tabelle: Sachspenden, Reisekostenspenden, Aufwandsverzichtspenden
  • wenn Spenden für einen ganz bestimmten Zweck gesammelt werden, müssen die Spenden für den Zweck auch vollständig ausgegeben werden
    • heißt, bei Einnahmen und Ausgaben müssen diese Zwecke auch mit vermerkt werden
    • damit kann dann geprüft werden, ob alle Einnahmen auch für den Zweck ausgegeben wurden
    • wenn die Einnahmen > Ausgaben sind, muss das Geld an den Spender zurückgeführt werden oder der Spenden widmet den Spender um
  • Spendenbescheinigungne
    • 2 Optionen
      • 1.
        • KV-Schatzmeister gibt sofort eine Spendenbescheinigung raus
      • 2.
        • KV-Schatzm bekommt von Irm am Jahresende eine Zusammenfassung der Spenden und schickt den Kram raus (Spendenbescheinigung am Stück)
  • Spendenbescheinigungen:
    • bei Geldspenden reicht so bis 50 Euro der Kontoauszug
    • bei Aufwandsverzichtsspenden muss es eine Bescheinug geben (am Jahresende)
  • Kopie von den Zuwendungsbescheinigungen erstellen!
  • wenn KVs Beiträge eingenommen haben:
    • Quittung ausfüllen
    • gesamten Beitrag an LV überweisen
    • LV verteilt es dann


korrekte Reisekostenabrechnung und Sachspenden/Aufwandsverzichtsspenden

  • Hotelrechnungen: reiner Übernachtungsbetrag, keine Frühstückskosten
  • Strecken: Routenplaner erste Seite, wo die Gesamtentfernung drauf steht
  • bei Bahnfahrten müssen die Tickets/Originalbelege dabei sein
  • eigene Spendenbescheinigungen am besten vom 2. Vorstandsmitglied mit Unterschreiben lassen

Kontoeröffnung bei Skatbank

  • Skatbank hat Prüfung gehabt, die sich Satzungen der Kunden (uns) angeschaut haben
    • in der LV-Satzung steht: Transakationen über 100 Euro bedarf Zustimmung von 2 Vorstandsmitglieder (4-Augen-Prinzip). (Gemeint war von uns das es um Beschlüsse geht)
    • Skatbank interpretiert Transaktion als Überweisung, d.h. wir haben jetzt eine Gemeinschaftsvollmacht, Irmgard kann keine Überweisungen alleine durchführen
    • auch: bisher Überweisung über Chip-Tan. Mit Gemeinschaftsvollmacht: SMS-Tan verfahren. Jede SMS kostet aber 10 Cent
    • zum LPT gibt es einen entsprechenden SÄA, das zu ändern
    • http://wiki.piraten-thueringen.de/TH:Landesparteitag_2013.2/Antragsportal/Satzungs%C3%A4nderungsantrag_-_016
  • für G: § 8 (2) ändern, dito für IK+J


Jahresabschluss (30 Minuten)

Fragenrunde (2 Stunden)

Gensek

Neumitglieder

  • alle haben OTRS Account
  • Mitgliedsantrag wird als Ticket erstellt von Empfänger und an KV GenSek übergeben
  • KV Gensek erstellt Mitglied
  • ein Cronjob erstellt die Zahlungsaufforderung
  • Austritte werden auch von KV-Genseks bearbeitet
    • Austrittsdatum Eintragen
    • Notizen: OTRS Ticketnummer eintragen
  • Massmail Richtlinien
    • KV Genseks verwenden nur die Mailmarker KV, BZV
    • LV Gensek verwenden nur die Mailmarker G, LV
  • Ermäßigungsanträge gehen über LV, Begründung nicht erforderlich

TODO Hendrik

  • Anleitung erstellen für das Anlegen eines Mitglieds, d.h. welche Felder müssen mindestens ausgefüllt werden
  • Template online stellen, woraus ersichtlich ist, welche E-Mail Neumitglieder bekommen

Wunschzettel CRM

  • Bei Erstellung Formular so ergänzen, dass alle wichtigen Felder abgefragt haben
    • das geht
  • Mailmarker und Refcodes in einer Listenübersicht editierbar machen, damit man Excel-Upload nicht verwenden muss --> sicherer
    • das geht nicht
  • bei Mailversand eine Vorschau anzeigen, wo Mailer ersetzt werden, damit man überprüfen kann sich bei Markern nicht verschrieben zu haben
    • einfach eine Mail an sich selbst schicken (über einen anderen Mailmarker)

Dokumentation

  • Alle Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden
  • Hefter/Unterlagen zurück an die KVs
Von „https://wiki.pp-th.de/index.php?title=TH:vw131th&oldid=47392“