TH:Schatzmeisterei/Hinweise fuer KVs: Unterschied zwischen den Versionen

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=Hinweise für die Schatzmeister in den KVs=
 
=Hinweise für die Schatzmeister in den KVs=
  
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==Hinweise im Bundeswiki==
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Auf der  [http://wiki.piratenpartei.de/Schatzmeister Schatzmeister-Seite] sind die wichtigen allgemeinen Dinge schon zusammengetragen.
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Am Ende der Seite sind auch die ganzen Formulare verlinkt.
  
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==Konto einrichten==
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Wichtig: meldet euch auf der Bundesverwaltungsliste an! Mit vielen Fragen seid ihr nicht allein und dort erhaltet ihr auch immer schnell kompetente Antworten.
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Hier der Anmeldelink: [https://service.piratenpartei.de/listinfo/verwaltung] - den ersten Absatz bitte beachten. Also mail mit Link zum Wahlprotokoll an die genannte Adresse schicken, damit ihr freigeschaltet werdet.
  
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Praktischerweise bei der '''Skatbank Altenburg'''.
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==Mitgliedsbeiträge==
−
Ihr braucht das ausgedruckte und von euch unterschriebene Protokoll der KV-Gründung. Alle Seiten.
+
  
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* Dann hier den Antrag ausfüllen: https://ssl.skatbank.de/content/girokonto-vereine#
+
Werden grundsätzlich an den LV entrichtet.
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* Infos: https://ssl.skatbank.de/content/kontoer%C3%B6ffnung-0
+
  
−
also alles ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Es gibt nur einen Antrag, auf dem dann ALLE Verfügungsberechtigten unterschreiben müssen.
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Von den eingenommenen Beiträgen werden 30% an den KV abgeführt.
 +
 +
Der Landesschatzmeister überweist diese Beitragsanteile einmal im Quartal an die Kreisverbände.<br/>
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Als Gegenkonto für diese eingegangenen Zahlungen 050000 verwenden (Mitgliedsbeiträge).
  
−
Ich schlage Einzelvertretung vor, damit der Schatzmeister ein Backup hat.
+
Wenn z.B. auf einem KPT Mitglieder ihren Beitrag bar entrichten, das komplette Geld entweder einem Mitglied des Landesvorstandes übergeben oder das Geld in die Kasse einbuchen und dann den kompletten Beitrag auf das LV-Konto überweisen. Wichtig: Der Landesschatzmeister muß sofort über die Beitragszahlung informiert werden, damit der Beitrag mit diesem Datum eingebucht wird und damit das Mitglied auch ab diesem Datum stimmberechtigt ist.<br/>
 +
Die Beitragsaufteilung erfolgt immer von Seite des LV aus.
  
−
'''Jeder''' Verfügungsberechtigte muß zur Post traben und das Formular mit dem Post-Ident-Verfahren abgeben. Könnt ihr mehrmals ausdrucken, da ist kein personenengebundenener Code darauf. Personalausweis mitnehmen.
+
== Belege ==
−
Einer muß das unterschriebene Protokoll und den von allen unterschriebenen Antrag mit eintüten.
+
  
−
Bei Fragen kann man denen auch ein Mail schreiben; dauert zwar immer eine Weile mit der Antwort, sie sind aber sehr freundlich und hilfsbereit.  
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Ohne Beleg keine Zahlung. Keine Ausnahmen.
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mailto:skatbank@vrbank-altenburgerland.de
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Unser Ansprechpartner ist Frau Simone Günther.
+
  
−
Kontoauszüge als PDF ins Postfach legen lassen, dann kostet es nix.
+
Für Kostenerstattungen an Piraten gibt es entweder das [http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Reisekostenformular.pdf Reisekostenformular] oder das zur [http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Formular-_Best%C3%A4tigung_von_Auslagen.pdf Erstattung von Auslagen]. Beides ist auf der Bundesseite für Schatzmeister (s.o.) verlinkt und wird dort auch aktuell gehalten.
  
−
Für Überweisungen braucht man den Chipkarten-Leser und jeder bekommt dann auch eine Skatbank-Card. Ein Kartenleser kostet 10 EUR, den kann man aber nur mit Kreditkarte bezahlen. Da muß einer seine persönliche Kreditkarte zücken und die Rechnung dann einreichen.
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Bitte keine Quittungen/Rechnungen/etc einfach so entgegennehmen - und dann bloß den Namen drauf schreiben. Das Ausgabenformular gehört dazu.
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TANs zum Überweisen gehen nicht mehr. SMS geht, aber das ist teuer. Außerdem wird dann das private Handy mit Piratenkram verbunden und das könnte dann auch kein anderer übernehmen.
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Rechnungen von anderen Piraten sind nur sehr eingeschränkt zulässig.
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Bitte im Zweifelsfall nachfragen.
  
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==Mitgliedsbeiträge==
 
  
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Werden grundsätzlich an den LV entrichtet.
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== Buchführung in den KVs ==
−
Von den eingenommenen Beiträgen werden 30% an den KV abgeführt; ggf. anteilig ab dem Monat der Gründung des KVs.
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Die eigentliche Buchhaltung im Sage übernimmt derzeit der Landesschatzmeister für alle KVs.
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Der Landesschatzmeister überweist diese Beitragsanteile einmal im Quartal an die Kreisverbände.
+
−
Als Gegenkonto für diese eingegangenen Zahlungen 60016 verwenden (Landesverband Thüringen).
+
−
Diese Überweisungen sind zwar für den LV die Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen, müssen beim Verbuchen aber noch einmal über alle Mitgliederkonten gezogen werden. Macht zur Zeit der Landesschatzmeister bei den Jahresabschlüssen für die KVs.
+
  
−
==Zuwendungbescheinigungen ==
+
Alle Vorgänge in den KVs müssen vom Kreisschatzmeister dokumentiert werden. Die Exceltabelle dazu wurde nach den Hinweisen auf dem vwt13 überarbeitet. <br/>
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Kasse, Bank und sonstige Buchungen sind jetzt in einer Tabelle mit 3 Blättern zusammengefasst.<br/>
 +
Es wird keine Aufteilung nach Monaten mehr vorgenommen sondern alle Vorgänge eines Jahres kommen jeweils auf ein Tabellenblatt.
  
−
Bitte wenn möglich immer Namen und Anschrift des Spenders notieren!
+
=== Kasse ===
−
Bei der Sammelbox auf dem Infostand natürlich nicht, aber sonst möglichst schon.
+
−
Von Mitgliedern haben wir ja die Daten. Aber sonst sind es anonyme Spenden und die sind nicht förderfähig (Parteienfinanzierung).
+
  
−
===Für Geldzuwendungen===
+
Für eingenommene Bar-Spenden immer sofort eine Quittung für die Kasse ausstellen. Eine Zuwendungsbescheinigung ersetzt die Quittung nicht.
  
−
Dazu zählen
+
Bitte wenn möglich immer Namen und Anschrift und Mitgliedsnummer des Spenders notieren - auch wenn er keine Quittung haben möchte. Dann behaltet eben die Durchschrift.
−
* Überweisungen
+
−
* Barspenden - sofern Spender bekannt
+
−
* Verzicht auf Erstattungen - z.B. Reisekosten, Gebühren, Mieten
+
  
−
===Für Sachzuwendungen===
+
Auch für Tellerspenden, die z.B. beim Stammtisch eingesammelt werden, einen Kassenbeleg erstellen. Es reicht auch ein einfacher Zettel, wo Datum, Betrag, "Tellerspende" und Unterschrift des Schatzmeisters drauf stehen.
  
−
Alles, was man an Dingen der Piratenpartei ohne Bezahlung übergibt:
+
Weiteres zu Spenden im [http://wiki.piratenpartei.de/Schatzmeister-Handbuch/Spenden Schatzmeisterhandbuch]
−
* Bastelmaterial für Infostände
+
−
* Inventar
+
−
* Technik
+
−
Es ist sehr hilfreich, wenn man den Kaufbeleg dazu vorliegen hat. Ansonsten muß der Schatzmeister nämlich schätzen - und das sollte er sehr vorsichtig tun.
+
−
Bei neuwertigen Dingen Kaufpreis ansetzen, ansonsten AfA-Tabellen heranziehen.
+
  
−
Wichtg: '''Für jede Sachspende muss ein Beschluss über die Annahme der Sachspende im Vorstand des KV getroffen werden!'''
+
Die Barkasse soll einen Bestand von 300 Euro nicht überschreiten.
  
−
Vorlagen als PDF bzw. MS-Word; müssen ggf noch angepaßt werden
+
Zum Jahresende und zu den Kassenprüfungen ist ein [http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Kassenaufnahmeprotokoll.ods Kassenaufnahmeprotokoll] anzufertigen und zu unterschreiben.
 +
 
 +
=== Bank ===
 +
 
 +
Kontoauszüge regelmäßig abholen. Die Skatbank z.B. legt Kontoauszüge als PDF in das Postfach -> 1 mal im Monat einloggen und downloaden. Werden bei der Skatbank nach 6 Monaten gelöscht.
 +
 
 +
=== sonstiges ===
 +
Reisekostenabrechnungen oder Aufwandserstattungen
 +
Diese Dinge ebenfalls abheften, durchnumerieren und in die Tabelle eintragen: Eine Zeile für die Kosten, ggf. eine Zeile für die Spende.
 +
Beispiel:
 +
<pre>
 +
lfd  Datum  MNr  Buchungstext                              Betrag  Gegenkonto
 +
---------------------------------------------------------------------------------
 +
S001  4.6.13  123  Max Mustermann Reisekosten 1.6.13  vwt13  -33,00  S000123
 +
S001  4.6.13  123  Max Mustermann Auswandsverzicht 1.6.13    33,00  S000123
 +
 
 +
S002  4.7.13  123  Max Mustermann Reisekosten 22.6.13 avth  -50,00  S000123
 +
S002  4.7.13  123  Max Mustermann Auswandsverzicht 22.6.13    20,00  S000123
 +
</pre>
 +
 
 +
Bei S001 fließt kein Geld. <br />
 +
Bei S002 gibt es eine Buchung auf dem Bankkonto (oder in der Kasse) über die Erstattung von 30,00 Reisekosten.
 +
 
 +
Wichtig: Auch wenn Reisekosten und Aufwände gespendet werden, muss die Gliederung prinzipiell wirtschaftlich in der Lage sein, diese Ausgaben leisten zu können.
 +
 
 +
Entweder gibt es einen Vorstandsbeschluss über die geplanten Ausgeben bzw. eine Beauftragung für die Reisen, oder es muss ein Budget dafür vorhanden sein.
 +
 
 +
Bitte gerade im Wahlkampf darauf achten, dass auch die ganzen kleinen Belege über Kleister, Bürsten etc. gesammelt werden. Ggf auch beim Landesschatzmeister nachfragen, ob $Dinge gespendet werden können.
  
−
----
 
  
 
===Hinweise zum Ausfüllen der Buchungstabellen===
 
===Hinweise zum Ausfüllen der Buchungstabellen===
 +
 +
In der Vorlage gibt es ein paar Spalten, die nicht ausgefüllt werden müssen. Die erleichtern mir aber das Einlesen, weil ich dann mein script nicht anpassen muss.
  
 
{| {{prettytable}}
 
{| {{prettytable}}
 
|-
 
|-
 +
| A
 +
| leer
 +
| ausgeblendet
 +
|-
 +
| B
 
| '''Lfd'''
 
| '''Lfd'''
−
| Laufende Nummer
+
| Laufende Nummer Diese Nummer ist auf den entsprechenden Beleg zu übertragen. Diese Belege sind in dieser Reihenfolge abzuheften; getrennt nach Kasse, Bank und sonstigen Belegen.
−
diese auch auf die Belege schreiben, wegen besserer Zuordnung
+
−
Jede Zeile numerieren, auch wenns keinen extra Beleg gibt.
+
 
|-
 
|-
−
| '''Dokument'''
+
| C
 +
| '''BelegNr'''
 
| z.B. Rechnungsnummer, sonst leer lassen
 
| z.B. Rechnungsnummer, sonst leer lassen
 
|-
 
|-
 +
| D
 
| '''Datum'''
 
| '''Datum'''
−
| Kontoauszug bzw. Ein- oder Ausgang in der Kasse
+
| Datum vom Kontoauszug, Ein- oder Ausgang in der Kasse oder Unterschrift auf Reisekostenabrechnung / Aufwandserstattung
 
|-
 
|-
 +
| E
 
| '''M_Nr'''
 
| '''M_Nr'''
 
| Mitgliedsnummer (bei Spenden)
 
| Mitgliedsnummer (bei Spenden)
 
|-
 
|-
−
| '''Name, Vorname (KV)'''
+
| F
−
| bei Spenden
+
| Name, Vorname (KV)
 +
| ausgeblendet, wird im KV nicht benötigt
 
|-
 
|-
 +
| G
 
| '''Buchungstext'''
 
| '''Buchungstext'''
−
| Kurze Beschreibung
+
| Kurze Beschreibung bzw. Text vom Kontoauszug
 
|-
 
|-
 +
| H
 
| '''Betrag'''
 
| '''Betrag'''
−
|
+
| Ausgaben mit negativem Vorzeichen eintragen
 
|-
 
|-
−
| '''Gegenkonto'''
+
| I
−
| Bei Zahlungen von Mitgliedern IMMER Mitgliedsnummer + 10000 (= Buchungskonto in Fibu) Ansonsten siehe Kontenrahmen
+
| Gegenkonto  
 +
| wird  i.d.R. vom Landesschatzmeister eingetragen, ansonsten siehe [http://sage.4haus.de/ Kontenrahmen]
 
|-
 
|-
−
| '''Zahlung'''
+
| J
−
| Kürzel verwenden:
+
| Art
−
* '''Jahr''' (also '''2012''') für Mitgliedsbeitrag (eher nicht bei KVs)
+
| Spalte für vorgefertigte Buchungsarten: "Spende" für Spende "RK" für Reisekosten. Kann leer bleiben, wird von mir ausgefüllt
−
* '''SpendeKV''' für Spende an den KV
+
−
* '''ZwSpende''' für explizit zweckgebunde Spenden - hier Nachweis über Verwendung führen! Es darf nix über bleiben, ansonsten sich schriftlich  bestätigen lassen, daß das Geld auch für andere Zwecke verwendet werden darf
+
 
|-
 
|-
−
| '''Konto'''
+
| K
−
| Bank: 1200  Kasse: 1000
+
| Konto  
 +
| Bank: ist bei jedem KV unterschiedlich, 012000 erst einmal belassen. <br/ > Kasse: 010000 <br/ > Sonstige Belege: "S0 + Mitgliedsnummer mit führenden Nullen, also z.B. S003049. Oder freilassen
 
|-
 
|-
 +
| L
 
| '''Saldo'''
 
| '''Saldo'''
 
| Formel
 
| Formel
 
|-
 
|-
 +
| M
 +
| '''Zweck'''
 +
| ggf. ausfüllen, wenn es Zweckgebundene Spenden sind und es dazu die Ausgaben gibt. Text ist frei wählbar, aber für eine Aktion dann immer denselben Text verwenden
 +
|-
 +
| N
 
| '''Beschluss'''
 
| '''Beschluss'''
−
| Zur besseren Nachvollziehbarkeit später hier das Datum eventueller Finanzbeschlüsse eintragen
+
| ggf. Datum von Finanzbeschlüssen eintragen, eventuell noch Hinweis ob UB oder Vosi. Die Kassenprüfer werden danach fragen.
 
|-
 
|-
 +
| O
 
| '''Bemerkung'''
 
| '''Bemerkung'''
 
| eventuell noch sonstige Erläuterungen
 
| eventuell noch sonstige Erläuterungen
 
|}
 
|}
  
−
===Sonstige Hinweise===
 
  
−
Wichtig ist, daß alle Belege immer gleich abgeheftet werden.
+
==Konto einrichten==
  
−
Wenn es Ausgabenbeschlüsse gibt, die immer gleich ausdrucken und von 2 Vorstandsmitgliedern unterschreiben lassen. Dann braucht man das beim Jahresabschluß nicht mehr zusammenzusuchen. Die Wirtschaftsprüfer achten da auf sowas.
+
Praktischerweise bei der '''Skatbank Altenburg'''. Das Konto für Vereine ist kostenfrei.
 +
Ihr braucht das ausgedruckte und von euch unterschriebene Protokoll der KV-Gründung. Alle Seiten.
  
−
===Info an den Bund===
+
Weiterhin braucht ihr eure GO, weil darin die Vertretung des KV nach außen geregelt ist - also in der Regel der Vorsitzende.
  
−
Für jede Gliederung ist ein [http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Datenblatt_Gliederung_mit_Verwaltungsabfrage.odt Datenblatt] auszufüllen.
+
* Dann hier den Antrag ausfüllen: https://ssl.skatbank.de/content/girokonto-vereine#
 +
* Infos: https://ssl.skatbank.de/content/kontoer%C3%B6ffnung-0
  
−
Das bitte an Swanhild schicken mailto:swanhild.goetze@piraten-hh.de
+
also alles ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Es gibt nur einen Antrag, auf dem dann ALLE Verfügungsberechtigten und der Vorsitzende unterschreiben müssen.
  
−
Es wird benötigt:
+
Ich schlage Einzelvertretung vor, damit der Schatzmeister ein Backup hat. (Hinweis: Momentan steht unsere aktuelle Satzung des LVs der Einzelvertretung engegen. Deshalb gibt es den SÄA016 zum LPT)
−
* Adresse
+
 
−
* Bankverbindung (muss in Sage als Hausbank freigegeben werden)
+
'''Jeder''' Verfügungsberechtigte muß zur Post traben und das Formular mit dem Post-Ident-Verfahren abgeben. Könnt ihr mehrmals ausdrucken, da ist kein personenengebundenener Code darauf. Personalausweis mitnehmen.
−
* den Link zum Protokoll als Berechtigungsnachweis
+
Einer muß das unterschriebene Protokoll,  die GO (welche die Vertretung nach außen regeln sollte und das ist für die Bank extrem wichtig) und den von allen unterschriebenen Antrag mit eintüten.
−
* sowie die Amtsdauer und Angaben, ob die Gliederung in Sage selber was machen will, nur den Kassenbuchclient braucht oder ähnliches (entfällt derzeit, die KVs buchen nicht selber in SAGE).
+
 
 +
Bei Fragen kann man denen auch ein Mail schreiben; dauert zwar immer eine Weile mit der Antwort, sie sind aber sehr freundlich und hilfsbereit.
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mailto:skatbank@vrbank-altenburgerland.de
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Unser Ansprechpartner ist Frau Simone Günther.
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 +
Kontoauszüge als PDF ins Postfach legen lassen, dann kostet es nix.
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 +
Für Überweisungen braucht man den Chipkarten-Leser und jeder bekommt dann auch eine Skatbank-Card. Ein Kartenleser kostet 10 EUR, den kann man aber nur mit Kreditkarte bezahlen. Da muß einer seine persönliche Kreditkarte zücken und die Rechnung dann einreichen.
 +
 
 +
TANs zum Überweisen gehen nicht mehr. SMS geht, aber das ist teuer. Pro SMS 10 ct, läppert sich aber im Lauf der Zeit. Bei Gemeinschaftsvollmachten geht NUR das SMS-Verfahren.
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Außerdem wird dann das private Handy mit Piratenkram verbunden und das könnte dann auch kein anderer übernehmen.
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 +
'''Ein KV braucht nicht zwingend ein eigenes Konto.'''
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Dann bucht der Landesschatzmeister und schickt dem KV regelmäßig den Saldo bzw. eine Buchungsübersicht.
 +
 
 +
Der KV muß trotzdem alle seine Finanzbeschlüsse fassen.
 +
 
 +
Rechnungen werden zum Überweisen an den Landesschatzmeister geschickt.
 +
 
 +
 
 +
==Zuwendungbescheinigungen ==
 +
 
 +
Bitte wenn möglich immer Namen und Anschrift und Mitgliedsnummer des Spenders notieren!
 +
 
 +
Bei der Sammelbox auf dem Infostand natürlich nicht, aber sonst möglichst schon.
 +
 
 +
Von Mitgliedern haben wir ja die Daten. Aber sonst sind es anonyme Spenden und die sind nicht förderfähig (Parteienfinanzierung).
 +
 
 +
Zuwendungsbescheinigungen werden erstellt:
 +
 
 +
===Für Geldzuwendungen===
 +
 
 +
Dazu zählen
 +
* Überweisungen
 +
* Barspenden - sofern Spender bekannt
 +
* Verzicht auf Erstattungen - z.B. Reisekosten, Gebühren, Mieten
 +
 
 +
===Für Sachzuwendungen===
 +
 
 +
Alles, was man an Dingen der Piratenpartei ohne Bezahlung übergibt:
 +
* Bastelmaterial für Infostände
 +
* Inventar
 +
* Technik
 +
Es ist sehr hilfreich, wenn man den Kaufbeleg dazu vorliegen hat. Ansonsten muß der Schatzmeister nämlich schätzen - und das sollte er sehr vorsichtig tun.
 +
Bei neuwertigen Dingen Kaufpreis ansetzen, ansonsten AfA-Tabellen heranziehen.
 +
 
 +
Bei Sachzuwendungen immer auch dieses Formular mit ausfüllen: [http://wiki.piratenpartei.de/Datei:Formular-_Best%C3%A4tigung_von_Auslagen.pdf Bestätigung von Auslagen]
 +
Egal, ob die Sachzuwendung gespendet oder ausgezahlt wird. Das Formular enthält beide Optionen.
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Wichtg: '''Für jede Sachspende muss ein Beschluss über die Annahme der Sachspende im Vorstand des KV getroffen werden!'''
 +
 
 +
 
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==Sonstige Hinweise==
 +
 
 +
Wichtig ist, daß alle Belege immer gleich abgeheftet werden.
 +
 
 +
Wenn es Ausgabenbeschlüsse gibt, die immer gleich ausdrucken und von 2 Vorstandsmitgliedern unterschreiben lassen. Dann braucht man das beim Jahresabschluß nicht mehr zusammenzusuchen. Die Wirtschaftsprüfer achten da auf sowas.
  
−
Der Landesschatzmeister braucht dafür unterjährig in regelmäßigen Abständen (Quartal) die Buchungstabellen zum Einhämmern ins SAGE.
 
  
 
===Datenschutzverpflichtung===
 
===Datenschutzverpflichtung===
  
−
Die Mitglieder des Vorstandes, die Zugriff auf die Mitgliederdaten haben, müssen eine Datenschutzverpflichtung unterschreiben und an den Landesvorstand senden.
+
Die Mitglieder des Vorstandes, die Zugriff auf die Mitgliederdaten haben, müssen eine '''[http://wiki.piratenpartei.de/wiki/images/7/77/Datenschutzverpflichtung.pdf Datenschutzverpflichtung]''' unterschreiben und an den Landesvorstand senden.

Aktuelle Version vom 7. Juni 2013, 16:15 Uhr

Hinweise für die Schatzmeister in den KVs

Hinweise im Bundeswiki

Auf der Schatzmeister-Seite sind die wichtigen allgemeinen Dinge schon zusammengetragen. Am Ende der Seite sind auch die ganzen Formulare verlinkt.

Wichtig: meldet euch auf der Bundesverwaltungsliste an! Mit vielen Fragen seid ihr nicht allein und dort erhaltet ihr auch immer schnell kompetente Antworten. Hier der Anmeldelink: [1] - den ersten Absatz bitte beachten. Also mail mit Link zum Wahlprotokoll an die genannte Adresse schicken, damit ihr freigeschaltet werdet.

Mitgliedsbeiträge

Werden grundsätzlich an den LV entrichtet.

Von den eingenommenen Beiträgen werden 30% an den KV abgeführt.

Der Landesschatzmeister überweist diese Beitragsanteile einmal im Quartal an die Kreisverbände.
Als Gegenkonto für diese eingegangenen Zahlungen 050000 verwenden (Mitgliedsbeiträge).

Wenn z.B. auf einem KPT Mitglieder ihren Beitrag bar entrichten, das komplette Geld entweder einem Mitglied des Landesvorstandes übergeben oder das Geld in die Kasse einbuchen und dann den kompletten Beitrag auf das LV-Konto überweisen. Wichtig: Der Landesschatzmeister muß sofort über die Beitragszahlung informiert werden, damit der Beitrag mit diesem Datum eingebucht wird und damit das Mitglied auch ab diesem Datum stimmberechtigt ist.
Die Beitragsaufteilung erfolgt immer von Seite des LV aus.

Belege

Ohne Beleg keine Zahlung. Keine Ausnahmen.

Für Kostenerstattungen an Piraten gibt es entweder das Reisekostenformular oder das zur Erstattung von Auslagen. Beides ist auf der Bundesseite für Schatzmeister (s.o.) verlinkt und wird dort auch aktuell gehalten.

Bitte keine Quittungen/Rechnungen/etc einfach so entgegennehmen - und dann bloß den Namen drauf schreiben. Das Ausgabenformular gehört dazu.

Rechnungen von anderen Piraten sind nur sehr eingeschränkt zulässig. Bitte im Zweifelsfall nachfragen.


Buchführung in den KVs

Die eigentliche Buchhaltung im Sage übernimmt derzeit der Landesschatzmeister für alle KVs.

Alle Vorgänge in den KVs müssen vom Kreisschatzmeister dokumentiert werden. Die Exceltabelle dazu wurde nach den Hinweisen auf dem vwt13 überarbeitet.
Kasse, Bank und sonstige Buchungen sind jetzt in einer Tabelle mit 3 Blättern zusammengefasst.
Es wird keine Aufteilung nach Monaten mehr vorgenommen sondern alle Vorgänge eines Jahres kommen jeweils auf ein Tabellenblatt.

Kasse

Für eingenommene Bar-Spenden immer sofort eine Quittung für die Kasse ausstellen. Eine Zuwendungsbescheinigung ersetzt die Quittung nicht.

Bitte wenn möglich immer Namen und Anschrift und Mitgliedsnummer des Spenders notieren - auch wenn er keine Quittung haben möchte. Dann behaltet eben die Durchschrift.

Auch für Tellerspenden, die z.B. beim Stammtisch eingesammelt werden, einen Kassenbeleg erstellen. Es reicht auch ein einfacher Zettel, wo Datum, Betrag, "Tellerspende" und Unterschrift des Schatzmeisters drauf stehen.

Weiteres zu Spenden im Schatzmeisterhandbuch

Die Barkasse soll einen Bestand von 300 Euro nicht überschreiten.

Zum Jahresende und zu den Kassenprüfungen ist ein Kassenaufnahmeprotokoll anzufertigen und zu unterschreiben.

Bank

Kontoauszüge regelmäßig abholen. Die Skatbank z.B. legt Kontoauszüge als PDF in das Postfach -> 1 mal im Monat einloggen und downloaden. Werden bei der Skatbank nach 6 Monaten gelöscht.

sonstiges

Reisekostenabrechnungen oder Aufwandserstattungen Diese Dinge ebenfalls abheften, durchnumerieren und in die Tabelle eintragen: Eine Zeile für die Kosten, ggf. eine Zeile für die Spende. Beispiel: 

lfd   Datum   MNr   Buchungstext                              Betrag  Gegenkonto
---------------------------------------------------------------------------------
S001  4.6.13  123   Max Mustermann Reisekosten 1.6.13  vwt13  -33,00   S000123
S001  4.6.13  123   Max Mustermann Auswandsverzicht 1.6.13     33,00   S000123

S002  4.7.13  123   Max Mustermann Reisekosten 22.6.13 avth   -50,00   S000123
S002  4.7.13  123   Max Mustermann Auswandsverzicht 22.6.13    20,00   S000123

Bei S001 fließt kein Geld.
Bei S002 gibt es eine Buchung auf dem Bankkonto (oder in der Kasse) über die Erstattung von 30,00 Reisekosten.

Wichtig: Auch wenn Reisekosten und Aufwände gespendet werden, muss die Gliederung prinzipiell wirtschaftlich in der Lage sein, diese Ausgaben leisten zu können.

Entweder gibt es einen Vorstandsbeschluss über die geplanten Ausgeben bzw. eine Beauftragung für die Reisen, oder es muss ein Budget dafür vorhanden sein.

Bitte gerade im Wahlkampf darauf achten, dass auch die ganzen kleinen Belege über Kleister, Bürsten etc. gesammelt werden. Ggf auch beim Landesschatzmeister nachfragen, ob $Dinge gespendet werden können.


Hinweise zum Ausfüllen der Buchungstabellen

In der Vorlage gibt es ein paar Spalten, die nicht ausgefüllt werden müssen. Die erleichtern mir aber das Einlesen, weil ich dann mein script nicht anpassen muss.

A leer ausgeblendet
B Lfd Laufende Nummer Diese Nummer ist auf den entsprechenden Beleg zu übertragen. Diese Belege sind in dieser Reihenfolge abzuheften; getrennt nach Kasse, Bank und sonstigen Belegen.
C BelegNr z.B. Rechnungsnummer, sonst leer lassen
D Datum Datum vom Kontoauszug, Ein- oder Ausgang in der Kasse oder Unterschrift auf Reisekostenabrechnung / Aufwandserstattung
E M_Nr Mitgliedsnummer (bei Spenden)
F Name, Vorname (KV) ausgeblendet, wird im KV nicht benötigt
G Buchungstext Kurze Beschreibung bzw. Text vom Kontoauszug
H Betrag Ausgaben mit negativem Vorzeichen eintragen
I Gegenkonto wird i.d.R. vom Landesschatzmeister eingetragen, ansonsten siehe Kontenrahmen
J Art Spalte für vorgefertigte Buchungsarten: "Spende" für Spende "RK" für Reisekosten. Kann leer bleiben, wird von mir ausgefüllt
K Konto Bank: ist bei jedem KV unterschiedlich, 012000 erst einmal belassen.
Kasse: 010000
Sonstige Belege: "S0 + Mitgliedsnummer mit führenden Nullen, also z.B. S003049. Oder freilassen
L Saldo Formel
M Zweck ggf. ausfüllen, wenn es Zweckgebundene Spenden sind und es dazu die Ausgaben gibt. Text ist frei wählbar, aber für eine Aktion dann immer denselben Text verwenden
N Beschluss ggf. Datum von Finanzbeschlüssen eintragen, eventuell noch Hinweis ob UB oder Vosi. Die Kassenprüfer werden danach fragen.
O Bemerkung eventuell noch sonstige Erläuterungen


Konto einrichten

Praktischerweise bei der Skatbank Altenburg. Das Konto für Vereine ist kostenfrei. Ihr braucht das ausgedruckte und von euch unterschriebene Protokoll der KV-Gründung. Alle Seiten.

Weiterhin braucht ihr eure GO, weil darin die Vertretung des KV nach außen geregelt ist - also in der Regel der Vorsitzende.

also alles ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Es gibt nur einen Antrag, auf dem dann ALLE Verfügungsberechtigten und der Vorsitzende unterschreiben müssen.

Ich schlage Einzelvertretung vor, damit der Schatzmeister ein Backup hat. (Hinweis: Momentan steht unsere aktuelle Satzung des LVs der Einzelvertretung engegen. Deshalb gibt es den SÄA016 zum LPT)

Jeder Verfügungsberechtigte muß zur Post traben und das Formular mit dem Post-Ident-Verfahren abgeben. Könnt ihr mehrmals ausdrucken, da ist kein personenengebundenener Code darauf. Personalausweis mitnehmen. Einer muß das unterschriebene Protokoll, die GO (welche die Vertretung nach außen regeln sollte und das ist für die Bank extrem wichtig) und den von allen unterschriebenen Antrag mit eintüten.

Bei Fragen kann man denen auch ein Mail schreiben; dauert zwar immer eine Weile mit der Antwort, sie sind aber sehr freundlich und hilfsbereit. mailto:skatbank@vrbank-altenburgerland.de

Unser Ansprechpartner ist Frau Simone Günther.

Kontoauszüge als PDF ins Postfach legen lassen, dann kostet es nix.

Für Überweisungen braucht man den Chipkarten-Leser und jeder bekommt dann auch eine Skatbank-Card. Ein Kartenleser kostet 10 EUR, den kann man aber nur mit Kreditkarte bezahlen. Da muß einer seine persönliche Kreditkarte zücken und die Rechnung dann einreichen.

TANs zum Überweisen gehen nicht mehr. SMS geht, aber das ist teuer. Pro SMS 10 ct, läppert sich aber im Lauf der Zeit. Bei Gemeinschaftsvollmachten geht NUR das SMS-Verfahren. Außerdem wird dann das private Handy mit Piratenkram verbunden und das könnte dann auch kein anderer übernehmen.

Ein KV braucht nicht zwingend ein eigenes Konto.

Dann bucht der Landesschatzmeister und schickt dem KV regelmäßig den Saldo bzw. eine Buchungsübersicht.

Der KV muß trotzdem alle seine Finanzbeschlüsse fassen.

Rechnungen werden zum Überweisen an den Landesschatzmeister geschickt.


Zuwendungbescheinigungen

Bitte wenn möglich immer Namen und Anschrift und Mitgliedsnummer des Spenders notieren!

Bei der Sammelbox auf dem Infostand natürlich nicht, aber sonst möglichst schon.

Von Mitgliedern haben wir ja die Daten. Aber sonst sind es anonyme Spenden und die sind nicht förderfähig (Parteienfinanzierung).

Zuwendungsbescheinigungen werden erstellt:

Für Geldzuwendungen

Dazu zählen

  • Überweisungen
  • Barspenden - sofern Spender bekannt
  • Verzicht auf Erstattungen - z.B. Reisekosten, Gebühren, Mieten

Für Sachzuwendungen

Alles, was man an Dingen der Piratenpartei ohne Bezahlung übergibt:

  • Bastelmaterial für Infostände
  • Inventar
  • Technik

Es ist sehr hilfreich, wenn man den Kaufbeleg dazu vorliegen hat. Ansonsten muß der Schatzmeister nämlich schätzen - und das sollte er sehr vorsichtig tun. Bei neuwertigen Dingen Kaufpreis ansetzen, ansonsten AfA-Tabellen heranziehen.

Bei Sachzuwendungen immer auch dieses Formular mit ausfüllen: Bestätigung von Auslagen Egal, ob die Sachzuwendung gespendet oder ausgezahlt wird. Das Formular enthält beide Optionen.

Wichtg: Für jede Sachspende muss ein Beschluss über die Annahme der Sachspende im Vorstand des KV getroffen werden!


Sonstige Hinweise

Wichtig ist, daß alle Belege immer gleich abgeheftet werden.

Wenn es Ausgabenbeschlüsse gibt, die immer gleich ausdrucken und von 2 Vorstandsmitgliedern unterschreiben lassen. Dann braucht man das beim Jahresabschluß nicht mehr zusammenzusuchen. Die Wirtschaftsprüfer achten da auf sowas.


Datenschutzverpflichtung

Die Mitglieder des Vorstandes, die Zugriff auf die Mitgliederdaten haben, müssen eine Datenschutzverpflichtung unterschreiben und an den Landesvorstand senden.

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