TH:KV Jena/Vorstand Geschaeftsordnung

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Vorstands-Geschäftsordnung des KV Jena

1. Vorstandssitzungen

§ 1 Einladung zu Vorstandssitzungen

(1) Der Termin und Ort für die nächste Vorstandssitzung wird während der laufenden Vorstandssitzung beschlossen und wird nach Sitzungsende unverzüglich vom Protokollant veröffentlicht.
(2) Zu außerordentlichen Vorstandssitzungen per Telefonkonferenz, Internettelefonie oder Echtwelttreffen wird in der Regel mit einer Frist von 2 Tagen per E-Mail eingeladen. Sobald ein Termin feststeht, wird er zusammen mit einer vorläufigen Tagesordnung veröffentlicht, damit Eingaben zu den behandelten Themen möglich sind. Die Tagesordnung wird spätestens vor Beginn der Sitzung aufgestellt, Änderungen sind während der Sitzung auf Antrag möglich.

§ 2 Anträge zu einer Vorstandssitzung

(1) Anträge können gemäß §3(6) der Kreisverbandssatzung in der Fassung vom 02.02.2014 an den Kreisvorstand gerichtet werden und werden möglichst auf der nächsten Sitzung behandelt. Der Antrag selbst, das Abstimmungsergebnis, sowie eine kurze Begründung für Zustimmung oder Ablehnung des Antrags werden in das Protokoll der Sitzung aufgenommen und damit unverzüglich nach Ende der Sitzung veröffentlicht.
(2) Die Vorstandsmitglieder aller Thüringer Gebietsverbände haben ein Antragsrecht an den Vorstand des Kreisverbandes Jena.

§ 3 Öffentlichkeit und deren Ausschluss

Die Sitzungen des Kreisvorstandes der Piraten Jena sind grundsätzlich öffentlich. Bei Mehrheitsbeschluss der anwesenden Vorstandsmitglieder kann einzelnen Gästen das Rederecht entzogen werden. Ebenso kann nach Mehrheitsbeschluss die Teilnahme an der Sitzung die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung erfordern. Auf Antrag einer Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder kann ein Teil der Sitzung nicht öffentlich abgehalten werden. Der Antrag ist zu begründen.

§ 4 Leitung der Vorstandssitzungen

Die Vorstandssitzungen werden durch den Vorsitzenden oder bei dessen Verhinderung durch einen vom anwesenden Vorstand zu benennenden Sitzungsleiter geleitet.

§ 5 Abstimmungen

Stimmberechtigt sind nur Mitglieder des Kreisvorstandes. Falls keine anderen Regeln Vorrang haben, gilt die einfache Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder. Das Abstimmungsverhalten ist namentlich im Protokoll zu vermerken. Ausnahmen sind per Mehrheitsbeschluss des Vorstandes möglich.

§ 6 Protokollführung

Über den Verlauf der Vorstandssitzungen wird ein Protokoll angefertigt. Das Protokoll muss Anträge, Beschlüsse, Abstimmungsgebnisse, Stellungnahmen sowie Schwerpunkte des Sitzungsverlaufes enthalten. Zu Beginn der Sitzung wird aus den Anwesenden ein Protokollant bestimmt. Das vorläufige Protokoll wird nach Sitzungsende zeitnah online durch den Protokollanten veröffentlicht und er erstellt die Protokollvorlage für die nächste Sitzung. Protokolle werden per Vorstandsbeschluss in der nächsten Sitzung bestätigt.

2. Aufgabenverteilung

1. Vorsitzender

• vertritt den KV nach außen und innen
• Briefe etc. an andere Parteien, Stadt, Verwaltung, Verbände usw.
• Vertretung des KV gegenüber Behörden, Stadtverwaltung, Stadtrat
• Kontakt zu externen Organisation (NGOs, etc.)
• Öffentlichkeitsarbeit / Ansprechpartner für Presse
• Organisation der Pressearbeit (PMs, Blogpost usw.)
• Kommunikation mit der Basis (Protokolle der Vorstandssitzungen, Eintrag auf Homepage)
• in Zukunft auch Koordinierung der Zusammenarbeit mit den Mandatsträgern/der Fraktion
• Leitung von Vorstandssitzungen
• Koordination/Bearbeitung von Anfragen an den Vorstand
• Einladungen für Stammtische, Vorstandssitzungen, Mails
• Koordination Vorstandsarbeit / Delegation
• Überblick über Arbeitsstand der Vorstandsmitglieder
• Überblick über Arbeitsstand weiterer Arbeitsfelder (Beauftragungen, HSG)
• Jahresplanung KV
• Vorstandsklausur vorbereiten, nachbereiten
• Kontrolle der Finanzen
• Koordination Wahlkampf

2. Schatzmeister

• Finanzverwaltung (Buchführung, Controlling, Steuerberater, Finanzamt)
• Mitgliederbeiträge
• Spendenwesen
• Fundraising
• Finanzplanung für Arbeit des KV
• Zuschüsse / Parteienfinanzierung / Mittelverteilung
• finanzielle Anträge an Landesvorstand
• Veröffentlichung von Kasse und Spenden
• Jahresabschluss
• Zusammenarbeit mit Kassen- und Rechnungsprüfern
• Kontakt zu Schatzmeistern des Landes/Bundes
• Abstimmung/Abgleich mit Finanzordnung der Partei
• Mitgliedergewinnung

3. Generalsekretär

• Mitgliederverwaltung
• Vertretung des Vorsitzenden bei dessen Abwesenheit
• Hilfestellung, wenn Mitgliederdaten nötig sind
• Orga Vorstandsklausuren / Arbeitstreffen / KPT / Plenen
• Infrastruktur (Räumlichkeiten, WLAN)
• Wiki
• Einladungen über Mitgliederverwaltung
• Neumitgliederbetreuung
• Koordination/Umsetzung Tool-Pflege und -verwaltung (Wiki, Website, Koordination Pads, Mailinglisten, Umfragen)
• Werbemittel/Flyer/sonstige Mittel
• Anmeldung / Orga Infostände
• Verwaltung des Inventars (Übersicht & Ordnung behalten, dafür sorgen, dass die Sachen dort ankommen, wo sie gebraucht werden, dass rechtzeitig Nachschub da ist und dass benötigte Dinge angeschafft werden)
• Antragsbücher, Antragsfabrik

3. Tätigkeitsbericht

Der Tätigkeitsbericht muss in Textform erstellt. Er umfasst die Anzahl der Vorstandssitzungen, an denen teilgenommen wurde und die konkreten Tätigkeiten und Aktionen, die auf Grundlage der Aufgabenbeschreibung in der Geschäftsordnung ausgeführt bzw. umgesetzt wurden.

4. Umlaufbeschlüsse

Umlaufbeschlüsse können von jedem Vorstandsmitglied initiiert werden. Sobald sich eine Mehrheit der Vorstandsmitglieder nachweisbar ausschließlich positiv oder negativ zu einem Antrag geäußert hat, gilt dieser als angenommen oder abgelehnt. Im Protokoll der darauffolgenden Vorstandssitzung sind alle seit der letzten Vorstandssitzung gefällten Umlaufbeschlüsse offen zu legen.

5. Regelung für schriftliche Stellungnahmen des Kreisverbands

Nimmt der Kreisverband schriftlich zu einem Thema Stellung, sei es auf Anfrage oder aus eigener Initiative, muss diese Stellungnahme von mindestens zwei authorisierten Personen freigegeben werden. Die Liste der authorisierten Personen wird durch den Vorstand festgelegt und veröffentlicht. Des Weiteren müssen diese Stellungnahmen von zwei Personen lektoriert worden sein.

6. Inkrafttreten und sonstige Regelungen

Diese Geschäftsordnung tritt am 15. Februar 2014 in Kraft.